Med denne sag gives en overordnet opsamling på de lokalt udmøntede effektiviseringer i Budget 2025 grundet effektiviseringskravet på 0,25 % af servicerammen i Effektiviserings- og omprioriteringsstrategien. Opsamlingen baserer sig på indmeldinger fra budgetansvarlige ledere i Børn- og Ungeforvaltningen. De lokalt udmøntede effektiviseringer i Budget 2025 beror på generelle effektiviseringer, omlægning af arbejdsgange og mødeafvikling samt nøjsomt forbrug. 

Forvaltningsudvalget modtager orienteringen på deres møde den 5. november 2025.

Baggrund

Effektiviserings- og omprioriteringsstrategien i Odense Kommune udgør samlet set 0,75 % af servicerammen. For Børn- og Ungeudvalget udgør effektiviseringskravet 0,70 % af servicerammen og kan opdeles i 3 spor:

• Spor 1 omhandler de første 0,25 % af servicerammen, og effektiviseringskravet går til fælles prioritering i Byrådet
• Spor 2 omhandler muligheden for at omprioritere indenfor egen udvalgsramme på op til 0,25 % af servicerammen.
• Spor 3 omhandler det yderligere effektiviseringskrav på 0,20 % af servicerammen, og effektiviseringskravet går til fælles prioritering i Byrådet

De lokalt udmøntede effektiviseringer gælder spor 1, idet Børn- og Ungeudvalget den 13. december 2022 besluttede, at de budgetansvarlige ledere i forvaltningen skulle udmønte effektiviseringskravet i Budget 2025 omhandlende de første 0,25 % af servicerammen. Med denne beslutning tager effektiviseringerne udgangspunkt i de muligheder eller udfordringer, der opleves lokalt af ledere og medarbejdere. 

Hermed får de budgetansvarlige ledere mulighed for at udvikle effektiviseringsindsatser, som er tæt på hverdagen, afspejler de forskellige lokale forudsætninger, og indgår som en del af den løbende dialog mellem ledelse og medarbejdere på den enkelte arbejdsplads. 

Beslutningen om at de budgetansvarlige ledere udmønter effektiviseringsindsatserne lokalt beror på tidligere års erfaringer med at udmønte effektiviseringskravet i Effektiviserings- og omprioriteringsstrategien. Her viste erfaringerne, at tværgående effektiviseringsindsatser kan være vanskelige at gennemføre 1:1 i praksis, da de lokale forhold påvirker udmøntningen. 

I samme forbindelse blev det aftalt, at Børn- og Ungeudvalget samt Forvaltningsudvalget får en årlig orientering. 

Involvering af forvaltningen

Opsamlingen beror på indsamlet viden i forvaltningen via udsendt spørgeskema til de budgetansvarlige ledere. 

Tilbagemeldingerne fra de budgetansvarlige ledere tilkendegiver, at de lokale effektiviseringerne der er udmøntet i perioden 1. januar - 1. oktober 2025 er opstået lokalt. Men nogle af indsatserne kan finde anvendelse andre steder i organisationen. 

Opsamling på lokalt udmøntede effektiviseringer i 2025

Nedenfor gennemgås eksempler på de lokalt udmøntede effektiviseringer i Budget 2025. 

Generel effektivisering

Effektiviseringskravet er indarbejdet i de udmeldte budgetter, og det betyder, at den budgetansvarlige leder fordeler de givne budgetmidler til løn og drift. Dermed er der færre midler til eksempelvis vejledning eller indkøb af materialer.

Konkret ansættes nogle stillinger på et lavere timetal end tidligere, eller der ses på vikardækningen. I relation til vikardækningen vurderes det, om der er mulighed for at hjemsende eleverne med en opgave eller gennemføre timerne uden eksempelvis tolærerdækning. 

Arbejdsgange

Der er et varigt skærpet blik på arbejdsgange, og det gør, at der er et vedvarende fokus på om opgaverne kan gøres mere effektive og smidige. Dette konkretiseres ved, at der følges op på hvilke opgaver der løses af hvem og hvorfor. På baggrund af indmeldingerne fra de budgetansvarlige ledere fremhæves nedenstående:  

• Samarbejde med andre skoler om en fælles økonomisekretær
• Anvende selvbetjeningsløsningen i forhold til udlæg - da dette mindsker anvendelsen af administrative ressourcer
• Det pædagogiske personale ringer selv syge børn hjem
• Indberetning af sygefravær

Mødeafvikling

Mødeafviklingen er i fokus, og det betyder, at antallet af timer der anvendes på mødeaktivitet er reduceret. Endvidere er der en opmærksomhed på at minimere omkostningen til leje af lokaler når fysiske møder bliver afviklet.

Færre møder giver en mere fast dagsorden, og der er en skærpet opmærksomhed på sammenhængskraften, idet færre fysiske møder kan give en manglende dialog mellem medarbejdere og ledelse. 

Derudover er der en prøvehandling i gang på 2 ud af 8 børnehuse hvor forældresamtalerne er gået fra en fast frekvens til et ad hoc tilbud. Prøvehandlingen medfører, at forældrene tilbydes samtaler efter behov - eller efter forældrenes ønske i stedet for via et fast mønster. 

Nøjsomt forbrug

I forhold til forbruget er der en fokus på sparsomlighed, og det kommer til udtryk via genbrug af møbler og legetøj, tømning af depoter inden nyt erhverves og en generel tilbageholdenhed i dagligdagen. Derudover er der en opmærksomhed på at udskifte omkostningstungt undervisningsmateriale med billigere løsninger.