Tidligere byrådsmedlem Per Olesen fremsatte på byrådets møde den 17. december 2025 initiativsag med forslag om opsætning og nedtagning af valglokaler i forbindelse med valg. 

Initiativsagen havde følgende indhold:

RESUMÉ

Initiativsag fremsat af Per Olesen med forslag om tilrettelæggelse af opsætning og nedtagning af valglokaler i forbindelse med valg.

SAGSFREMSTILLING

I henhold til kommunestyrelseslovens § 11 samt § 3 i forretningsordenen for Vejle Byråd fremsender Per Olesen (V) følgende forslag til optagelse på Byrådets dagsorden for mødet den 17. december 2025:

Baggrund

Vejle Brandvæsen varetager den praktiske opsætning og nedtagning af valglokalerne rundt i kommunen. Udgiften til denne opgave har ved de seneste tre valg (ekskl. kommunalvalget 2025) ligget i niveauet 400.000–450.000 kr., hvoraf hovedparten vedrører afregning af mandetimer til 515 kr. pr. time ekskl. moms.

Den praktiske håndtering af valg gennem de seneste ca. 12 år har været varetaget af TrekantBrand/Vejle Brandvæsen og har i denne periode ikke været konkurrenceudsat.

I Vejle Kommune gennemføres valghandlingerne på 34 valgsteder, som overvejende er placeret i sportshaller, forsamlingshuse eller andre lokale samlingssteder. Det er oplyst, at der samlet anvendes ca. 750–800 mandetimer pr. valg, svarende til gennemsnitligt 22–23 timer pr. valgsted til både op- og nedtagning. Herfra skal fratrækkes tid til transport, planlægning og andre fælles opgaver.

På trods af det relativt begrænsede timetal pr. valgsted oplever flere valgsteder – eksempelvis idrætshaller – længere aflysningsperioder. For Hældagerhallen betød kommunalvalget 2025, at hallen var aflyst fra torsdag til onsdag, hvilket medførte seks dage uden adgang for børn, unge og øvrige brugere.

Jeg tænker alle ser en klar interesse i at udnytte kommunens halkapacitet og øvrige lokaler bedst muligt, også i forbindelse med valg.

INDSTILLING

Per Olesen indstiller

at Valgbestyrelsen, Økonomiudvalget og Kultur- og Idrætsudvalget i fællesskab tilrettelægger de kommende valghandlinger således, at valgsteder med høj daglig aktivitet (f.eks. idrætshaller) som udgangspunkt ikke har aflysninger ud over dagen før valgdagen, selve valgdagen og dagen efter.

BESLUTNING

Byrådet besluttede at oversende sagen til Valgbestyrelsens behandling.

Fraværende: Camilla Hallenberg. I stedet mødte Niels Clemmensen. Fraværende: Mette Ejby Pallesen.

Processen omkring opsætning og nedtagning i forbindelse med valg

Vejle Brandvæsen og Materielgården varetager tilsammen opgaven med at opsætte og nedtage valgstederne i forbindelse med de forskellige valghandlinger, samt sikre at der er skiltning omkring valgstederne og sikre handicaptilgængelighed (ramper mm.) på de enkelte valgsteder.

Den hidtidige konkret proces vil i forbindelse med et valg, som afholdes en tirsdag se ud som følger:

• JURA sender en anmodning om at reservere lokalerne. Hvis der er tale om et valg hvor datoen kendes i god tid (Europa-Parlamentsvalg og kommunal- og regionalvalg) sendes reservationen ud op til et år før valgdagen. 
• Ved tirsdagsvalg reserveres lokalerne fra onsdag inden valgdagen til onsdag efter.
• Når valgdagen nærmer sig kontakter Vejle Brandvæsen de enkelte valgsteder for et indgå aftale, om hvilken konkret dag valgstedet stilles op. 
• Onsdag og torsdag før valgdagen køres valgmaterialet (valgbokse, valgurner, skilte mm) ud til de enkelte valgsteder. Materialet stilles ikke op, men stilles blot ind i lokalerne. Lokalerne kan således forsat anvendes til andre aktiviteter.
• Fredag eller mandag før valgdagen (enkelte steder torsdag) stilles valgstedet op på de enkelte valgsteder - alt efter hvad der er aftalt med de enkelte valgsteder. Når valgstedet er stillet op, kan lokalet ikke anvendes til andre aktiviteter.
• På de 11 største valgsteder tager fire medarbejder fra IT rundt - efter valgstedet er stillet op - og trækker ledningen, installere printer og tester at IT-systemet 
• Dagen før valgdagen kører "Skiltehold" fra Vejle Brandvæsen rundt til alle valgsteder og stiller skilte op (handicapparkering
• Dagen efter valgdagen nedtages valgstederne.

Fra Vejle Brandvæsen deltager 12-15 ansatte i forbindelse med opsætning og nedtagning af valgstederne. Mens der fra materielgården deltaget 3x2 ansatte.

Der er en række hensyn, som inddrages i forbindelse med tilrettelæggelse af opgaven:

• De enkelte valgsteder bliver spurgt, hvilken dag det passer bedst at valgstedet bliver sat op (fredag eller mandag).
• Der skal være tid til at IT-medarbejdere, som er særligt uddannet i valgsystemet, tager rundt til de 11 største valgsteder og opstille og tester IT-systemet.
• Hvis der i de dage, hvor valgstederne stilles op udbryder en storbrand, så skal Vejle Brandvæsen fortsat kunne håndtere en sådan hændelse - selv om valgstederne skal stilles op. 

Vejle Kommune har 34 valgsteder i meget forskelige lokaler (skoler, forsamlingshuse, kommunale haller og selvejende haller, boligselskabs lokaler mm). Antallet af valgsteder gør det til en stor logistisk opgave, at stille alle valgsteder op. Det er desuden væsentligt, at valgstedet er sat korrekt op, herunder at valgboksene er monteret korrekt og at der er monteret lamper, kuglepenne mv, at skiltning ude og inde er korrekt. Samt at handicaptilgængelig er sikret og at de særlige hjælpemidler, som der er krav om, er tilgængelige og klar til brug.

For at sikre robusthed i løsning af opgaven har det været væsentlig for valgsekretariatet, at der er et indgående kendskab til løsning af opgaven, og at valgsekretariatet har én indgang, således at hvis der opstår udfordringer omkring valgmaterialet, så har valgsekretariatet en kontaktperson, som herefter tager hånd om problemet. Af samme grund sidder Vejle Brandvæsens kontaktperson i den tværgående valggruppen, hvor der sker en tæt koordinering af løsning af valgopgaven i perioden op til et valg. 

Det er desuden væsentligt, at valgstedet er sat korrekt op, herunder at valgboksene er monteret korrekt og at der er monteret lamper, kuglepenne mv., at skiltning ude og inde er korrekt. Samt at handicaptilgængelig er korrekt og at de særlige hjælpemidler, som der er krav om, er tilgængelige og klar til brug osv.

Vejle Brandvæsen har oplyst, at det ikke vil være muligt at stille alle valgstederne op dagen før valgdagen, da brandvæsnet til enhver tid skal kunne håndtere en uforudset større hændelse. Vejle Brandvæsen vil således ikke kunne garantere, at der er det nødvendige antal personale til at kunne håndtere så mange valgsteder på en dag.

Af økonomiske hensyn er valgstederne ikke blevet stillet op lørdag og søndag pga. øgede udgifter til weekendtillæg til personalet.