1. Ny model for styring af de centrale administrationsudgifter

For at øge fleksibiliteten i centrenes daglige styring anbefaler Direktionen, at følgende dele af central administration flyttes fra ØKE til de relevante fagudvalg:

• Det specialiserede socialområde;
• Naturbeskyttelse, miljøbeskyttelse og byggesagsbehandling;
• Ældreområdet;
• Skole- og dagtilbudsområdet;
• Forebyggelse;
• Job- og arbejdsmarked; og
• Kulturområdet, idræt og fritid mfl.

I bilag 3 beskrives nøglebegreber til sagen, herunder sammenhængen mellem politisk organisation og administrativ organisation samt definitionen på central administration.

Ændringen vil skabe friere og mere tydelige rammer for fagudvalgene og centrene ift. at se de administrative udgifter i sammenhæng med fagområderne., hvilket bl.a.:

• Fremmer det strategiske arbejde med organisationen i en tid med mange reformer.

• Giver flere fordele ift. råderumsarbejdet - bl.a. i form af mere sammenhængende ”helhedsforslag”.

• Sikrer en større fleksibilitet i udvalgenes og centrenes daglige økonomistyring.

Som følge af forslaget placeres budgetterne til central administration fra ØKE fremadrettet under nye totalrammer under de relevante budgetområder.

Den foreslåede model er et tilvalg af mere fleksibilitet og frihed for fagudvalgene og centrene og i et vist omfang et fravalg af en centraliseret styring af central administration, hvor al central administration er samlet under et økonomiudvalg. Det vil være fagudvalgenes ansvar at finde løsninger på merforbrug/bringe deres budget i balance, og ØKEs rolle vil blive mindre.

For udvalgenes og centrenes daglige økonomistyring forventes den ny styringsmodel at betyde:

• Øget faglig ansvarlighed og ejerskab: Fagudvalgene får direkte ansvar for de administrative ressourcer, der understøtter deres område. Det styrker sammenhængen mellem faglig ledelse og ressourceanvendelse. F.eks. vil Social- og Beskæftigelsesudvalget få ansvaret for både sagsbehandlingen og den tilhørende administration vedrørende det specialiserede voksenområde, borgerservice osv.

• Bedre gennemsigtighed i ressourceforbrug: Det bliver tydeligere for fagudvalgene, hvor mange administrative ressourcer der bruges på hvert fagområde.

• Styrket strategisk styring i fagudvalgene: Udvalgene kan i højere grad tilpasse administrationen til politiske mål for fagområderne.

• Fremmelse af samarbejdet/koblingen mellem fagområder og stabsfunktioner/myndighedsområder. Det skyldes især, at fagudvalgene får større råderum til at prioritere administrative ressourcer, der understøtter deres kerneopgaver. Fagudvalgene kan skræddersy løsninger til deres behov i stedet for at vente på centrale prioriteringer. Et eksempel kunne være, at fagudvalget opprioriterer forebyggende indsatser med henblik på at undgå anbringelser på det specialiserede børneområde.

• Større fleksibilitet i ressourceanvendelsen: Fagudvalgene kan omprioritere mellem faglige og administrative indsatser efter behov. Giver mulighed for en mere hurtig og smidig styring. F.eks. kan Center for Særlig Social Indsats ansætte ekstra medarbejdere på myndighedsområdet (central administration) med henblik på at kunne gennemgå sager hyppigere uden at skulle ”forbi” ØKE og BY først, hvis udvalget kan finansiere det indenfor budgetområdet. Der blev bl.a. udarbejdet råderumsforslag (826-001) vedr. netop dette aspekt til budget 2023. Forslaget blev i første omgang afvist, men blev siden hen implementeret.

Der vil derudover for råderumsarbejdet være en række fordele, men også potentielle ulemper. Disse fremgår af bilag 4.

Med henblik på fortsat at bevare overblikket over udviklingen i administrationsudgifterne, status på råderumsarbejdet ift. central administration mv., anbefales det, at der foretages halvårlige opfølgninger. Der vil blive udarbejdet statussager til ØKE og BY. Et nyt styringssetup vil ikke påvirke den samlede opgørelse af central administration, da budgettering og bogføring fortsat vil holde sig inden for rammerne af Indenrigs- og Sundhedsministeriets autoriserede kontoplan.

2. Indvirkning på kommunens delegationsplan og principper for økonomistyring

Den foreslåede ændring medfører ikke nogen ændringer i kommunens delegationsplan og påvirker derfor ikke, hvilke beslutninger der kan træffes administrativt, og hvilke beslutninger der skal træffes politisk.

Det fremgår i dag af Helsingør Kommunes principper for økonomistyring, at centerchefer kan godkende omplaceringer af budgetter mellem totalrammer inden for et budgetområde, hvis det ikke påvirker serviceniveauet. Rent bevillingsmæssigt vil en flytning af budget fra budgetområdet Administration til andre budgetområder derfor fremover betyde, at det/de relevante fagudvalg i løbet af året ikke længere skal føre sager videre til ØKE og BY for at få godkendt omplaceringer af central administration. Dette er kun tilfældet, hvis der ønskes omplaceret central administration mellem budgetområder under fagudvalgene.

Hvis et center har et ønske om at foretage omplaceringer mellem totalrammer med central administration og andre totalrammer inden for et budgetområde, anbefaler DIR, at dette fremadrettet vil kræve godkendelse af det relevante områdes referencedirektør. Dette nye aspekt anbefales tilføjet til kommunens principper for økonomistyring.

Den nye måde at styre den centrale administration vil således ikke have nogen indvirkning på kommunens principper for økonomistyring bortset fra, at omplaceringer mellem totalrammer med central administration og andre totalrammer inden for et budgetområde fremadrettet vil kræve godkendelse af det relevante områdes referencedirektør.

Det vil bl.a. sige, at:

• Der fortsat ikke kan ændres på serviceniveauer uden godkendelse i Byrådet. Aktiviteter og ændringer i servicen, der vil medføre indtægter eller udgifter, som ikke er bevilget i forbindelse med vedtagelsen af årsbudgettet, må som i dag ikke iværksættes før Byrådet har godkendt den nødvendige bevilling.

• Overførselsreglerne er uændrede. Der vil fortsat automatisk blive overført mindreforbrug på det rammestyrede område (servicedrift) på op til 3 pct. af det korrigerede driftsbudget på den enkelte totalramme osv.

• Fagudvalgene har fortsat bemyndigelse til at foretage omplaceringer af budgetbeløb på årsbudgettet inden for den enkelte bevilling, som i Helsingør Kommune svarer til et budgetområde. Det vil fortsat ikke være muligt at omplacere mellem det rammestyrede og ikke rammestyrede område uden Økonomi- og Erhvervsudvalget og Byrådets godkendelse. Centercheferne vil som i dag kunne foretage omplaceringer af budgetbeløb mellem totalrammer inden for et budgetområde uden forelæggelse for fagudvalg/Økonomi- og Erhvervsudvalg. Centercheferne har således fortsat mulighed for at foretage løbende justeringer og sikre optimering af driften, så længe det ikke påvirker serviceniveauet.

For yderligere uddybning vedlægges Principper for Økonomistyring som bilag til sagen.

3. Overblik over de afledte effekter på politisk organisation og

Den valgte model påvirker politiske organisation. Ændringerne er angivet i tabel 1 i sagen fra den 20. oktober 2025.

Ændringerne i den politiske organisation har yderligere den afledte effekt, at forvaltningen af enkelte opgaver under ØKE flyttes til andre udvalg. Dette kræver en ændring af kommunens styrelsesvedtægt.

Der er tale om følgende ændringer:

• Havne; og tilsyn med de almene boliger flyttes til BPK.
• Den boligsociale indsats; og kontrolgruppen for socialt bedrageri flyttes til SBU.

Det anbefales, at disse ændringer foretages i styrelsesvedtægten, og at 1. behandlingen dermed foretages med denne sag. 2. behandlingen vil blive forelagt ØKE og BY i forbindelse den endelige godkendelse af oplægget for ny styringsmodel for de centrale administrationsudgifter i december.

Hvis ØKE og BY godkender ny model, vil der blive udarbejdet et konkret oplæg, som forelægges til endelig godkendelse i ØKE og BY i december 2025.