IT-udstyr og avisabonnementer til nyt byråd

Standardisering af IT-udstyr

Baggrund og formål

I 2020 blev der indført principper og retningslinjer, som standardiserer det IT-udstyr (pc, tablet og smartphone), som stilles til rådighed i Odense Kommune. Overordnet set er formålet at sikre, at alle ledere, medarbejdere og politikere har brugbart og tidssvarende IT-udstyr samtidig med, at udstyrsporteføljen muliggør en effektiv og bæredygtig IT-drift. Tilligemed betyder det øgede trusselsbillede i forhold til cybersikkerhed, at det er nødvendigt at være opmærksom på at sikre byrådsmedlemmerne bedst muligt i forhold til deres byrådsarbejde.

En standardiseret og effektiv drift giver mulighed for at fokusere ressourcerne på at sikre et så højt service- og standardudstyrsniveau som muligt i forhold til administration og support inden for de givne budgetrammer. I den sammenhæng er det nødvendigt at lægge de afledte driftsudgifter til grund for udvælgelsen af IT-udstyr, som stilles til rådighed, herunder ikke mindst i forhold til antallet af modeller i drift i kommunen.

Standardiseringen af IT-udstyr er i overensstemmelse med ambitionerne i klimaaftalen "Klimaneutral 2030" om, at Odense Kommune som virksomhed skal satse endnu mere på bæredygtigt indkøb samt nøjsomt forbrug – blandt andet ved at muliggøre store indkøb, der reducerer transport- og emballagebehovet, øget genbrug og forsvarlig bortskaffelse af udstyr.

I det følgende er beskrevet de retningslinjer vedrørende IT-udstyr, der foreslås at gælde for byrådsmedlemmer for næste byrådsperiode 2026-2029.

IT-udstyr til byrådsmedlemmer

Når det nye byråd tiltræder den 1. januar 2026, vil medlemmerne få udleveret it-udstyr til at udføre byrådsarbejdet. Borgmesterforvaltningen er i gang med planlægningen af anskaffelse af udstyret hertil. Det er byrådet, der endeligt beslutter indholdet i de udstyrspakker, som udleveres til medlemmerne. Med det nye byråds tiltræden er der mulighed for at justere i udstyrspakken til medlemmerne, så det bedst understøtter deres arbejde og samtidig følger principperne for standardisering af udstyr.

Borgmesterforvaltningen har udarbejdet anbefalinger til to forskellige udstyrspakker til byrådsmedlemmer og rådmænd. De anbefalede udstyrspakker er udvalgt med fokus på omkostninger og sikkerhed. Der er i videst mulige omfang taget udgangspunkt i standardmodellerne, men justeret i forhold til de særlige behov, der kan være for politikkernes arbejde. Kontorpakkerne har været forholdt gruppeformændene der påpegede behovet for at byrådsmedlemmerne selv kunne vælge mellem en PC og en tablet.

IT-udstyr til rådmænd

• iPhone 16e (6,1” skærm, 48 megapixel kamera, 128 GB hukommelse).
• iPad Air (13” skærm ligesom Pro-udgaven, tastatur, sleeve, privacy filter, SIM-kort).
• Standard-PC.

IT-udstyr til byrådspolitikkere

• iPhone 16e (6,1” skærm, 48 megapixel kamera, 128 GB hukommelse).
• iPad Air (13” skærm ligesom Pro-udgaven, tastatur, sleeve, privacy filter, SIM-kort) eller standard-PC.

Byrådsmedlemmer får derved stillet enten en iPad og PC til rådighed, da det vurderes, at det er tilstrækkeligt til byrådsarbejdet. Desuden foreslås det, at det er iPad Air-modellen, som stilles til rådighed, og ikke Pro-udgaven. Den har samme skærmstørrelse som Pro-udgaven, og den vil uden problemer kunne drive de systemer og apps, som byrådsarbejdet kræver. 

Byrådsmedlemmer, der vælger at få udleveret en PC, vil få udleveret en standard-PC. For nuværende drejer det sig om en Lenovo L14, men modellen opdateres løbende. Der er valgt en standard-PC med henblik på at standardisere det IT-udstyr, som stilles til rådighed i Odense Kommune og dermed, ud fra en helhedsbetragtning, sikre, at alle ledere, medarbejdere og politikere har brugbart og tidssvarende IT-udstyr samtidigt med, at udstyrsporteføljen muliggør en effektiv IT-drift. 

I den sammenhæng er det nødvendigt at se på og lægge de afledte driftsudgifter (TCO – Total Cost of Ownership) til grund for udvælgelsen af IT-udstyr, som stilles til rådighed, herunder ikke mindst i forhold til antallet af modeller i drift i kommunen. De forskellige modeller kræver ofte specielt ekstraudstyr (strømforsyninger, dock mv.), specielle driverpakker samt specialviden på sikkerhedsområdet. 

For så vidt angår borgmester og rådmænd har de via deres ansættelsesforhold også en standard Odense Kommune PC stillet til rådighed. I de tilfælde, hvor et menigt byrådsmedlem har øvrig ansættelse i Odense Kommune parallelt med sit arbejde som byrådsmedlem, vil vedkommende få udleveret udstyrspakken til byrådspolitikkere og samtidig beholde udstyret udleveret via sit øvrige arbejde. Odense Kommunes Informationssikkerhedsudvalg har truffet en principbeslutning om, at arbejdsmæssig og privat brug af mobile enheder skal adskilles i videst muligt omfang. Derfor anbefales fortsat, at byrådsarbejdet så vidt det er muligt håndteres via det udstyr der udleveret hertil, iPad/PC og iPhone.

Generelt om udstyr

Udskiftning af udstyr

Særligt udstyr eller programmer

Herudover foreslås det, at Borgmesterforvaltningen kan bevilge særligt udstyr efter byrådsmedlemmernes individuelle behov, når dette i helt særlige tilfælde er nødvendigt for varetagelsen af deres opgaver, fx på grund af ordblindhed, nedsat syn eller hørelse. Dette er samme praksis som i indeværende byrådsperiode. I praksis varetages denne funktion indtil videre af Teknologi- Data og Forretnings-IT ud fra den givne budgetramme.

Køb af udstyr

Kommunens ansatte har ikke mulighed for at købe deres gamle udstyr. Forud for seneste byrådsperiode blev det besluttet, at det heller ikke længere er muligt for byrådsmedlemmer at købe deres gamle udstyr i forbindelse med skift af udstyr eller ved udtrædelse af byrådet. Det foreslås, at denne beslutning fastholdes.

Telefoni- og dataabonnementer samt dækning af udgifter

I det følgende er beskrevet retningslinjer vedrørende telefoni- og dataabonnementer samt dækning af udgifter, der foreslås at gælde for byrådsmedlemmer fra næste byrådsperiode. 

Det følger af den kommunale styrelseslov, at byrådet kan beslutte at godtgøre en række udgifter, som er forbundet med byrådsmedlemmernes byråds- og udvalgsmæssige behov. Med hjemmel i styrelseslovens § 16, stk. 11, 2. pkt., kan byrådet beslutte at yde godtgørelse til fx pc samt telefon- og avisabonnementer.

Der gøres desuden opmærksom på, at tallene beskrevet i nærværende sag, er dem, der gældende for nuværende, men at Odense Kommune løbende indgår nye indkøbsaftaler.

Telefoni og data

Borgmesterforvaltningen foreslår, at byrådet som standard tilbydes et abonnement til deres iPhone, hvor der er inkluderet 50 GB data pr. måned. Til byrådsmedlemmers iPad foreslås det, at der tilknyttes et dataabonnement med 50 GB data pr. måned. Abonnementerne vil afspejle sig i de udgifter til telefoni og data, der offentliggøres på kommunens hjemmeside.

Borgmesterforvaltningen bemyndiges til at ændre dataabonnementer, fx som følge af byrådsmedlemmers behov eller ændrede dataabonnementer. I praksis varetages denne funktion indtil videre af IT-Drift og Sikkerhed ud fra den givne budgetramme.

Telefoni og data i udlandet

Der gøres opmærksom på, at forbrug, der ikke er inkluderet i abonnementsafgiften, vil blive modregnet i byrådsmedlemmernes vederlag, såfremt det er brugt i privat regi. Merforbrug i forbindelse med byrådsarbejde vil blive offentliggjort på Odense Kommunes hjemmeside sammen med de løbende abonnementsafgifter.

Grænser for udgifter til telefoni og data

Det foreslås, at loftet for hvor meget kommunen maksimalt dækker af udgifter til et samlet forbrug for telefoni og data sættes til maks. 5.000 kr. ekskl. moms årligt for ordinære byrådsmedlemmer og til maks. 10.000 kr. ekskl. moms årligt for rådmænd og borgmester. Beløbene foreslås at være ekskl. udgifter til abonnement.

Borgmesterforvaltningen vurderer, at de beskrevne beløbsgrænser, som er gældende for indeværende byrådsperiode, fortsat er retvisende i forhold til byrådsmedlemmernes, borgmesters og rådmændenes faktiske forbrug, og afspejler de aktuelle priser på telefoni og data. 

Borgmesterforvaltningen vil løbende holde øje med udviklingen og indstille til en ny beslutning, hvis der sker væsentlige ændringer i priserne på telefoni og data.

Internet til hjemmearbejdspladser

Det foreslås, at praksis i indeværende byrådsperiode, hvor byrådsmedlemmer tilbydes refusion af udgifter til privat internetforbindelse, fastholdes, og at beløbet sættes op til 300 kr. inkl. moms pr. måned (forhøjet fra kr. 250,- til 300,- i forhold til seneste byrådsperiode). Blandt andet som følge af den øgede brug af videomøder er der fremover brug for dyrere abonnementer med større båndbredde.

Byrådsmedlemmer, der ikke i forvejen har en privat internetforbindelse, tilbydes refusion for deres udgifter til oprettelsen hos en privat udbyder.

Offentliggørelse på Odense Kommunes hjemmeside

Offentliggørelsen af udgifter til telefoni og data for hvert enkelt byrådsmedlem på Odense Kommunes hjemmeside fortsætter uændret. Refusion på op til 300 kr. pr. md. inkl. moms af udgiften til privat internetforbindelse vil også fremgå af offentliggørelsen på hjemmesiden. Udgifter til hardware og øvrige udgifter, herunder udgifter i forbindelse med udskiftning af IT-udstyr og telefon, offentliggøres ikke på hjemmesiden. Dette skyldes, at der er tale om kommunens udstyr.

Vedrørende avisabonnementer og øvrige abonnementer

Byrådets medlemmer får i dag vederlagsfrit et abonnement til Fyens Stiftstidende samt abonnementer på tidsskrifterne Danske Kommuner og Kommunen (Kommunen.dk og DK-nyt er en del af abonnementet på tidsskriftet Kommunen). Byrådets medlemmer kan i dag vælge, om de ønsker fysiske eller elektroniske abonnementer.

Med sagen foreslås det, at disse abonnementer fortsat skal stilles vederlagsfrit til rådighed for byrådets medlemmer, men at abonnementerne alene tilbydes i elektronisk form.