Resume

Roskilde Kommune har brugsaftaler med 70 foreninger og aftenskoler, som bruger en kommunal facilitet. Aftalerne er 4-årige og udløb den 31. december 2025, men er midlertidig forlænget med et år til den 31. december 2026, da aftalerne skal opdateres, og der skal foretages indholdsmæssige ændringer, som kræver yderligere dialog med foreningerne. I sagen orienteres om brugsaftalerne og processen.

Beslutningskompetence

Kultur- og Idrætsudvalget

Sagsfremstilling

Roskilde Kommune har brugsaftaler med 70 foreninger og aftenskoler, som bruger et kommunalt lokale eller areal. Aftalerne omfatter klublokaler samt faciliteter og arealer til aktiviteter arealer. Aftalerne beskriver og regulerer foreningernes brug af kommunale faciliteter, herunder bl.a. facilitetens benyttelse til folkeoplysende eller kommunale formål, foreningens ansvar for faciliteten samt økonomi.

Nogle foreninger har haft aftaler om brug af en kommunal facilitet i mange år og andre er helt nye. Derfor er der mange forskellige årsager til, at en forening eller aftenskole har en aftale, og aftalerne har været meget forskellige.

Brugsaftalerne er 4-årige og udløb den 31. december 2025. Forvaltningen har i efteråret 2025 fremsendt nye aftaler med en række indholdsmæssige ændringer. Disse ændringer kræver yderligere dialog og inddragelse af områdets aktører. Forvaltningen har i samråd med Roskilde Idræts Union besluttet, at brugsaftalerne midlertidig forlænges med et år til 31. december 2026. Så der er tid til den nødvendige inddragelse og dialog. Der igangsættes nu en proces med inddragelse af områdets interessenter og ny dialog med foreningerne.

Ændringer i de nye aftaler

Ændringerne handler dels om at ensrette aftalerne, så de bliver mere ens i både vilkår og udtryk. Men der er også indholdsmæssige ændringer, som omhandler:

• en bedre udnyttelse af faciliteten, så der stilles et tydeligere krav om, at en forening skal stille faciliteten til rådighed til andre foreninger, hvis forvaltningen skønner det nødvendigt. Dette er for at sikre en højere udnyttelse af faciliteter med en brugsaftale, da det er en målsætning i Roskilde Kommunens Ejendomsstrategi og Kultur- og Idrætspolitikken, at der er en bedre udnyttelse af eksisterende faciliteter.
• foreningernes ansvar for faciliteten, således at krav og arbejdsgange stemmer overens med de gældende procedurer i Roskilde Kommune, da driften af en del af bygningerne er overgået til Roskilde Kongres- og Idrætscenter.
• en opdatering af aftalens økonomiske model, som består af gebyr og et eventuelt driftstilskud.

Herudover er der individuelle forhold, som gælder for en enkelt forening, ligesom der er en række foreninger, der skal have helt nye brugsaftaler.

Den kommende proces

Den proces der skal føre frem til de nye aftaler, kan deles op i tre faser:

1. Dialog med Roskilde Idrætsunion (RIU), Børne- og ungdomsorganisationernes samråd (BUS) samt andre interessenter (januar - maj 2026).
2. Principper og rammer for brugsaftaler godkendes i udvalget (maj 2026).
3. Udarbejdelse af aftaler (maj - august 2026).

Økonomi

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser i 2026.