Beslutning

Forpagtningsaftalen for cafeteriet i Lillerødhallerne er opsagt af virksomheden, og brugerrådet har besluttet ikke at udbyde cafeteriet til forpagtning foreløbigt.

Udvalget bedes beslutte, hvad der fremadrettet skal ske i forhold til drift af lokalerne.

Ved forslag 1 har Byrådet kompetence til at træffe beslutning i sagen.

Ved forslag 2 og 3 har Kultur-, Idræts- og Fritidsudvalget kompetence til at træffe beslutning.

Historik

Forpagtningsaftalen for Lillerødhallernes cafeteria har givet eksklusiv brugsret til et produktionskøkken med toilet og bad på 62 m2, et kiosklokale på 14 m2 i direkte forbindelse med køkkenet samt et særskilt depot på 10 m2. Forpagtningsaftalen har desuden givet brugsret til mødelokale (64 m2) og opholdsområdet (112 m2).

Det samlede cafeteria (køkken, kioskområde og opholdsområde) har siden 2018 været forpagtet af tre forskellige kommercielle virksomheder, som alle har haft svært ved at skabe en bæredygtig forretning på markedsvilkår. De nødvendige forhold for at drive en rentabel virksomhed har i alle tre tilfælde vist sig ikke at være til stede. Det skyldes bl.a. konkurrencesituationen i Lillerød med mange udbydere af catering og take away og en forandret foreningskultur med vigende opbakning fra det lokale foreningsliv til cafeteriet. Den årlige markedsleje inklusive varme er i henholdsvis marts 2023 og juni 2024 af valuar vurderet til 60.000 kr. Hertil har virksomheden skulle betale for vand- og elforbrug i køkkenet. Den årlige markedslejeindtægt på 60.000 kr. er blevet anvendt til drift- og vedligeholdelsesopgaver på anlægget og har dermed reduceret drift- og vedligeholdelsesopgaver på anlægget med tilsvarende.

Brugerrådets ønsker

Brugerrådet for Lillerødhallerne, bestående af repræsentanter fra Lillerød Gymnastik, Lillerød Badminton, Allerød Bordtennis og Allerød Håndbold har over årene på brugerrådsmøder drøftet forpagtersituationen og anerkender de svære forhold for kommerciel drift.

Brugerrådet ønsker derfor, at køkkenmaskiner, som kun må håndteres professionelt, frakobles/sikres, og at køkken og kiosklokale herefter udbydes til foreningsaktivitet. Efter 1 år ønsker brugerrådet at evaluere forsøget og vil i den forbindelse tage stilling til, om kommerciel forpagtning skal genudbydes. Se vedlagt referat fra brugerrådsmødet d. 28. november 2025.

Forvaltningens vurdering

Forvaltningen ser følgende modeller for den fortsatte brug af lokalerne:

1. Der investeres i at omdanne køkken og kiosklokale fra produktionskøkken til anretterkøkken, og der afsættes driftsbudget til de ”nye” arealer, hvorefter foreningslivet gives adgang til køkken- og kiosklokale
2. Forvaltningen søger at indgå en ny kommerciel forpagtningsaftale. Køkken og kiosklokale lukkes ned for alt aktivitet, indtil der er indgået en ny kommerciel aftale med en egnet virksomhed.
3. Køkkenet nedlægges og omdannes til nye fritidsformål. Kiosklokalet bibeholdes, omdannes og udstyres med fornødent udstyr til at kunne understøtte basale sociale foreningsaktiviteter.

Ad model 1. Ved model 1 overtager kommunen drift af lokalerne, herunder rengøring, ordinær indvendig vedligeholdelse, adgangskontrol, service og tilsyn, forbrugsudgifter og -artikler og vedligeholdelse af inventar og køkkenmaskiner, hvilket tidligere har været pålagt forpagter via forpagtningsaftalen. Grundet brandregulativet er det ikke muligt kun at give brugerne adgang til kiosklokalet.

Herved medfølger følgende anslået enkeltstående udgift, årlig driftsøkonomi og indtægtstab.

Enkeltstående udgift:

• Omdannelse af køkken og kioskrum forventes at bestå af indkøb og etablering af simplere komfur, ovn, køle-/fryseskab og opvaskemaskine, afkobling og sikring af professionelle køkkenelementer, indkøb af service mv., etablering af digitalt adgangssystem, mindre ordinære vedligeholdelsesopgaver og grundrengøring anslået til i alt 60.000 kr.

Årlig driftsøkonomi:

• Et areal på 76 m2 skal tilføjes kommunens rengøringsaftale. Med et forventet behov svarende til en rengøringsfrekvens på 75 gange basis rengøring og 4 gange hovedrengøring om året, skal der afsættes 46.000 kr. per år til rengøring. Den normale rengøringsfrekvens i øvrige lokaler i Lillerødhallerne er i gennemsnit 200 rengøringsdage pr. år. 
• Et areal på 76 m2 skal tilføjes det areal, kommunen drifter og udfører ordinær indvendig vedligeholdelse af. Med en antaget driftsudgift og udgift til ordinær bygningsvedligeholdelse svarende til øvrige arealer i Lillerødhallerne i 2023-2025, inkl. indtægtstab ved bortfald af forpagtningsaftale på 60.000 kr. årligt, skal der årligt afses 75.000 kr.
• Øget årligt vand- og elforbrug på anlægget estimeret til 30.000 kr.

Øgning i vand- og elforbrug er estimeret ud fra tilsvarende køkkener, som brugerne har adgang til, f.eks. køkken i klubhuset i Allerød Idrætspark og køkkener på Kirkehavegaard, og inkluderer ikke drift af de professionelle køkkenelementer, herunder de indbyggede køle- og fryserum. 

Årligt indtægtstab

• Allerød Kommune går glip at en årlig markedslejeindtægt på 60.000 kr.

Indtægten har hidtil været anvendt til drift- og ordinære vedligeholdelsesopgaver på anlægget, og tabet indgår i ovenstående vurdering af øgede udgifter til drift og ordinær bygningsvedligeholdelse.

Trods investering og øgede drifts- og vedligeholdelsesudgifter, vurderes model 1 at være en fornuftig løsning på forpagtningsudfordringen for Lillerødhallerne.

Ad model 2. Forvaltningen har allerede afsøgt flere muligheder ift. genforpagtning. Givet den nuværende konkurrencesituation og den begrænsede opbakning fra foreningslivet, som nævnt ovenfor, vurderes det på nuværende tidspunkt ikke hensigtsmæssigt at genudbyde cafeteriet til kommerciel forpagtning.

Ad model 3.

Forvaltningen vil ved model 3 tage en dialog med brugerrådet, hvorefter udvalget forelægges en særskilt sag om omdannelse og drift af køkken og kiosklokalet, til hhv. nye formål og til at understøtte sociale foreningsaktiviteter. Omdannelse af køkkenet findes relevant i så fald, at lokalet omdannes til et mindre bevægelsesrum i tilknytning til det store mødelokale, der ligger væg til væg med køkkenet. Udvidelse af mødefaciliteterne i Lillerødhallerne findes ikke relevant, idet der er tilstrækkelig ledig tid i mødefaciliteter i Lillerødhallerne.

Forslag 1

Kultur-, Idræts- og Fritidsudvalget indstiller model 1 til godkendelse i Økonomiudvalget og byråd herunder: 

• At der bevilliges 60.000 kr. i 2025 til omdannelse af køkken og kiosklokale, der finansieres af kassebeholdningen. 
• At der bevilliges 211.000 kr. årligt til drift (rengøring, forbrug, forbrugsartikler, ordinær vedligeholdelse, service og tilsyn) inkl. dækning af årligt indtægtstab, der finansieres af kassebeholdningen. 
• Hvis cafeteriet igen overgår til kommerciel forpagtning på samme vilkår som tidligere, tilbageføres bevillingerne til kassen.
• At foreningerne gives mulighed for at booke og anvende køkken og kioskrum. Anvendelsen følger de gældende regler for lån af lokaler.  

Forslag 2

Kultur-, Idræts- og Fritidsudvalget beslutter model 2, herunder:

• At køkken og kiosklokale genudbydes til kommerciel forpagtning.
• At køkken og kioskområde lukkes ned for aktivitet, indtil der er indgået en ny kommerciel aftale med en egnet virksomhed.
• Er der per 1. august 2026 ikke indgået en ny forpagtningsaftale, genoptages sagen.

Forslag 3

Kultur-, Idræts- og Fritidsudvalget beslutter model 3, herunder:

• At udvalget forelægges en særskilt sag, der beskriver muligheder og økonomiske konsekvenser for omdannelse af køkken til andre fritidsformål og kiosklokale til at understøtte sociale foreningsaktiviteter.

Forvaltningen anbefaler Forslag 1

Økonomi ved forslag 1:

• Enkeltstående driftsudgift i 2025: 60.000 kr.  
• Årlig driftsudgift:  211.000 kr. 

Brugerrådet for Lillerødhallerne, bestående af repræsentanter fra Lillerød Gymnastik, Lillerød Badminton, Allerød Bordtennis og Allerød Håndbold er hørt ifm. forskellige brugerrådsmøder i årenes løb. Senest ifm. et ekstraordinært brugerrådsmøde om forpagtersituationen afviklet den 28. november.