Anledning

Frederiksberg Stadsarkivs nuværende bevaringsbestemmelser er vedtaget i Kommunalbestyrelsen i 1997. Bevaringsbestemmelserne blev etableret, da den daværende arkivlovgivning ikke tog højde for Frederiksberg Kommunes særstatus som både kommune og amt. I bevaringsbestemmelserne er der ikke taget højde for den senere digitale udvikling og ej heller for udviklingen i det statslige bestemmelser for bevaring og kassation. Derfor er de gældende bevaringsbestemmelser ikke længere tidssvarende.

De statslige regler for, hvad der skal arkiveres, har med 'Bekendtgørelse om bevaring og kassation af digitalt skabte data og dokumenter fra kommunerne' fra 2018 ændret sig en del. De statslige regler opdateres løbende og bevæger sig dermed gradvist længere væk fra de ældre bestemmelser, som Stadsarkivets vedtægter og Frederiksberg Kommunes arkiveringsregler fra 1997 er baseret på. Således vil bevaringsbestemmelserne i Frederiksberg Kommune blive mere tidssvarende og i overensstemmelse med statens regler med den foreslåede ændring, ligesom Frederiksberg Kommunes bevaringsbestemmelser, ved at lægge sig op af de statslige bestemmelser, løbende vil blive opdateret i takt med, at de statslige bestemmelser udvikler sig.

Grundlæggende har arkivering på papir og digitale medier samme sigte, nemlig at bevare centrale dele af kommunens og samfundets historie. I praksis foregår det dog i stigende grad forskelligt. For sager på papir er det en tung manuel, men også forholdsvis præcis proces, hvor man undervejs udvælger helt ned på enkeltsagsniveau f.eks. principielle sager og sager for person født på udvalgte datoer.

For digital arkivering er den store forskel, at arkiveringen kun foretages fra udvalgte IT-systemer vurderet på baggrund af, hvilke data og dokumenter systemet indeholder. Samtidig er et arkiveringsforløb for et IT-system en langstrakt proces, der typisk tager 2-3 år, hvor udvælgelsen foregår mere overordnet ud fra data og sagskategorier. Ved at afvige for meget fra bevaringsbestemmelserne er risikoen derfor, at Frederiksberg Kommune må foretage arkivering fra flere IT-systemer end andre kommuner, med dertilhørende omkostninger. De tre områder, der er foreslået til merbevaring er personalesager for tjenestemænd, PPR-sager, og Huslejenævnets sager. Disse tre områder er alle udvalgt med udgangspunkt i, at de naturligt indgår i eksisterende arkiveringsopgaver.

Idet Frederiksberg Kommune har oprettet et offentligt arkiv efter Arkivlovens § 7 i form af Frederiksberg Stadsarkiv, har Frederiksberg Kommune mulighed for bevare flere sager end de statslige minimumsbestemmelser - dette betegnes som merbevaring, jf. Arkivbekendtgørelsens § 6. Det foreslås, at al merbevaring bortfalder med undtagelse af de tre førnævnte sagsområder.

Baggrunden for dette er for personalesagers vedkommende, at HR vurderer, at det er nødvendigt for at kunne behandle sager om tjenestemandspension. For PPR-sagers vedkommende er det Stadsarkivet og Fællesrådgivningens fælles vurdering, at PPR-sager er en væsentlig del af dokumentation af børns sager, der er nødvendige for også i et historisk perspektiv at kunne give borgerne en fyldestgørende dokumentation på området. For Huslejenævnets sager er det nødvendigt at merbevare disse, da Jura vurderer, at en række sager vil have betydning også i et historisk perspektiv.

Ved at ophæve størstedelen af den eksisterende merbevaring udgår bestemmelser om at bevare følgende sagsområder:

• Sager om lignings- og skatteforhold, herunder sager om dødsbobeskatning, ligningssager for selskaber og foreninger for år, der ender på 4 og 9. Skat overgik i til staten i årene efter 2007-Strukturreformen ikrafttrædelse.
• Bevaring af brandvæsnets og civilforsvarets stamkort, dagjournaler, udrykningsrapporter mv. Siden etableringer af Hovedstadens Beredskab pr. 1/1 2016 har Frederiksberg Kommune ikke haft eget brandvæsen og er således ikke længere arkivskabende på området.
• Matrikelprotokoller samt hovedmatrikelkort, da Frederiksberg Kommunes eget matrikelvæsen blev ophævet ved lov per 1 oktober 2010.
• Gymnasier og Social- og Sundhedsuddannelsen samt De Videnskabsetiske Komitéer for København og Frederiksberg. Alle disse institutioner må efter 2007-strukturreformen ikke længere aflevere til Frederiksberg Kommune og afleverer i dag til Rigsarkivet.
• Bevaring af sager for personer født den første i måneden samt bevaring af sager for personer født 01-11-21 dag i måneden. Den såkaldte 01-bevaring var en måde at sikre et vist statistisk udsnit af en sagsrække, idet man på den måde fik ca. 3 % af en given sagsrække. Rigsarkivet indførte den i 1990’erne, men den er i dag ophævet. På Frederiksberg blev 01-bevaringen for en række sagstyper udvidet til personer født 01, 11 og 21 i måneden, hvorved man fik ca. 10 % af sagerne. Enten hvor sagsrækken var tilpas væsentlig, eller hvis sagsrækken var så lille at 01-bevaringen ville give et meget begrænset antal sager.

Anbefaling
For at gøre arkiveringsreglerne mere tidssvarende og undgå uoverensstemmelse mellem Frederiksberg Kommunes arkiveringsregler og de statslige bestemmelser er det Stadsarkivets anbefaling, at arkiveringsreglerne tilpasses disse forhold. Det sker ved, at de eksisterende bestemmelser ophæves for digitalt skabt materiale, og at digitalt skabt materiale i stedet arkiveres efter de statslige bestemmelser dog suppleret med en merbevaring af hhv. personalesager for tjenestemænd, PPR-sager og Huslejenævnets sager. For sager på papir fortsætter reglerne som hidtil.