Udvalgene udøver deres virksomhed gennem møder og fastlægger for hvert år, hvornår og hvor udvalgets møder skal afholdes.  

Mødeplanen er som udgangspunkt bindende og kan kun ændres, hvis der er enighed herom i udvalget. Dette udelukker dog ikke muligheden for at afholde ekstraordinære møder.  

Ved fastlæggelsen af mødeplanen skal der tages hensyn til den samlede mødeplan for alle udvalg, da flere medlemmer kan have plads i flere udvalg.  

Møderne skal planlægges så eventuelle udvalgsreferater kan fremsendes til Kommunalbestyrelsens medlemmer senest fire dage før møder i Kommunalbestyrelsen. Udvalgsreferaterne indgår som regel i det materiale, der udsendes forud for Kommunalbestyrelsens behandling af sager. 

Der er ikke en lovbestemt frist for, hvornår dagsordenen skal sendes ud før et udvalgsmøde.  Den skal dog sendes ud i så god tid, at udvalgsmedlemmerne har rimelig tid til at forberede sig. I Lejre Kommune har det været praksis, at dagsordenen sendes ud 4 hverdage (inkl. lørdag) før mødet. For at skabe mere tid til forberedelse for udvalgsmedlemmerne tilstræbes det, at dagsordener fremover sendes ud 6 hverdage (inkl. lørdag) før udvalgsmødets afholdelse.

Forslag til mødeplan for Udvalget for Kultur, Fritid & Turisme
Møderne i Udvalget for Kultur, Fritid & Turisme (KFT) udvikling foreslås afholdt mandage kl. 16.30-18.30 på Rådhuset i Allerslev så vidt muligt i den første uge i måneden.

I den foreslåede mødeplan er der måneder, hvor det ikke er muligt at holde møderne i den første uge i måneden, blandt andet på grund af ferier. I de tilfælde er møderne rykket til den først mulige tirsdag.  

I det vedlagte bilag 1 kan den foreslåede mødeplan ses med datoer.

Foreslået plan for alle fagudvalgsmøder
De enkelte udvalg godkender deres egen mødeplan for 2026, men til Udvalget for Kultur, Fritid & Turismes orientering foreslås fagudvalgenes møder generelt afholdt mandage og tirsdage henholdsvis kl. 16.30-18.30 (Udvalget for Job, Arbejdsmarked & Integration dog kl. 17.00-18.30) og kl. 19.00-21.00, og den foreslåede mødeplan for KFT skal ses i denne sammenhæng.

Foreslået mødeplan for fagudvalgene:

Følgende kriterier ligger til grund for forslaget:

• Udvalget for Trafik, Miljø & Byggeri og Udvalget for Erhverv, Klima & Lokal udvikling mødes samme ugedag.
• Udvalget for Social, Sundhed & Ældre og Udvalget for Børn & Ungdom mødes samme ugedag.
• Der er ingen overlap i medlemmer til de enkelte møder i forslaget.
• Møderne starter tidligst kl. 16.30 og senest kl. 19.00.
• Der er indlagt en halv times pause mellem møderne på grund af overlap mellem medlemmer i udvalgene på begge dage og eventuel mulighed for afholdelse af temamøder. Dette giver samtidig mulighed for, at udvalgsmedlemmerne spiser sammen i kantinen kl. 18.30-19.00. Det betyder, at udvalgsmedlemmer, hvis møder slutter kl. 18.30, spiser efter deres møde, mens udvalgsmedlemmer, hvis møde starter kl. 19.00, starter med spisning kl. 18.30 i kantinen før deres udvalgsmøde.