Børn- og Familieudvalget og forvaltningen modtager løbende henvendelser, som både kan omhandle generelle spørgsmål, bekymringer, klager eller konkrete sagsforløb. I Haderslev Kommune er der allerede etableret en fælles praksis for håndtering af henvendelser. Formålet med denne sag er at beskrive den eksisterende model og tydeliggøre arbejdsdelingen mellem politikere og forvaltning.

Når en henvendelse modtages administrativt, journaliseres den og formidles til det relevante fagområde. Fagområdet varetager den videre dialog med borgeren og bidrager med faglig vurdering, svar og vejledning i overensstemmelse med gældende lovgivning og eventuel klageadgang.

Hvis en konkret klage rettes direkte til et medlem af udvalget, kvitterer politikeren for modtagelsen over for borgeren og sikrer, at klagen bringes videre til forvaltningen med henblik på faglig sagsbehandling. Fagchefen sikrer efterfølgende, at der administrativt kvitteres for at modtagelsen, samt at klagen behandles.

Når klagen er behandlet, og der enten er truffet afgørelse eller afsluttet dialog med borgeren, orienterer forvaltningen det pågældende udvalgsmedlem om resultatet. Orienteringen sker som led i et tæt samspil mellem politikere og forvaltning og har til formål at sikre, at politikeren er oplyst og kan afslutte sin dialog med borgeren på et sagligt og opdateret grundlag. Sagsgangen er illustreret i bilag 1.

Modellen understøtter en tydelig adskillelse mellem politisk ansvar og forvaltningsmæssig sagsbehandling og sikrer, at borgerne modtager en ensartet, fagligt korrekt og lovmedholdelig håndtering – uanset indgangen til kommunen. Samtidig sikrer modellen, at politikerne fortsat kan modtage henvendelser og klager, og lytte til borgere uden at blive involveret i sagsbehandling eller vurdering af konkrete forhold.