Der har længe været et brugerønske om at revitalisere Kalundborg Kommune intranet (KAI), da mange oplever, at intranettet ikke er relevant for hele organisationen og det er svært at finde relevante oplysninger på KAI. Inden projektet igangsættes er det vigtigt, at Direktionen kender til og godkender projektets scope, økonomi, organisering samt leverancer.

Stabschefen indstiller, at projektplanen godkendes, og direktionen beslutter, hvem som skal være styregruppe for projektet. 

Direktionen

AS IS

Indholdet på KAI bliver i dag oprettet og vedligeholdt af en lille gruppe af intranetredaktører. Redaktørerne er primært forankret i kommunens administrative funktioner, der hver især er ansvarlige for tværgående indhold om fx ansættelsesforhold, økonomi, fælles regler, systemer, standarder samt nyheder og tilbud til medarbejdere.

Kommunikationsteamet har en koordinerende rolle og ansvar for opbygning, rammer for og vedligehold af KAI.

I dag er KAI bygget op, så alle medarbejdere ser det samme indhold, uanset hvilken organisatorisk enhed de tilhører. Den manglende målretning medfører, at KAI ikke opleves som relevant for store dele af organisationen. Dette har bevirket at nogle enheder har udviklet deres egne individuelle projekt- og afdelingssider, som ikke kan tilgås på KAI.

Derudover er der en oplevelse blandt en del medarbejdere af, at det man har brug for at finde  ikke findes eller er svært at finde på KAI.

TO BE
Den nuværende platform Sharepoint, beholdes men der opbygges et nyt KAI. Det nye KAI opdateres indholdsmæssigt, og der sikres mulighed for at reservere dele af visningen til mere målrettet indhold, fx på baggrund af faglighed, organisatorisk enhed eller fysisk lokation vil øge medarbejdernes oplevelse af relevans, og formentlig både gøre det lettere af finde de nødvendige informationer.

Herunder skal kortlægning afklare, om der skal indarbejdes en indgang til enheders individuelle projekt- og afdelingssider, som oprettes og drives uafhængigt af KAI.

Opbygningen med mere målrettet indhold vil kræve, at flere lokale intranetredaktører end i dag får adgang til KAI. Dette forudsætter kompetencer i at skrive til intranettet samt kendskab til Sharepoint. 

Der afsættes medarbejderressourcer i Organisationsstaben til projektet. Det vil desuden være nødvendigt at involvere de administrative enheder i projektet. Der er ikke projektmidler til udviklingsarbejdet, men kommunen har et klippekort hos leverandøren Segment på ca. 100 udviklingstimer, som vil blive brug til formålet. Scope justeres, sådan at udviklingsarbejdet kan holdes indenfor klippekortets rammer. 

Tidsplan

Den overordnede tidsplan har følgende faser og milepæle:

Fase 1 - Kortlægning af organisationens brug af intranettet

Fase 2 - Design af nyt intranet ud fra tidligere undersøgelser og ny viden – Denne fase indeholder et Stop/Go-element. Viser det sig, at den ønskede opsætning ikke kan indeholdes i det klippekort vi har hos Segment, er vi nødt til at gå på kompromis med nogle af punkterne i scenarie 2

Fase 3 - Teknisk opsætning

Fase 4 - Indholdsarbejde

Fase 5 - Lancering af det nye KAI

Organisationsstaben foreslår, at der udpeges en styregruppe til projektet. Det kunne mest oplagt være direktionen, den administrative chefgruppe eller styregruppen for kanalstrategien.

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.