Åbne møder er et redskab til at styrke dialogen og samarbejdet mellem Sports-, Fritids- og Kulturudvalget og kultur-, idræts- og fritidsaktører i kommunen. På de åbne møder kan brugerråd, foreninger og borgere præsentere sager direkte for udvalget, og herved får udvalgets medlemmer muligheder for at bringe konkrete sager og forslag fra brugerråd, borgere og foreninger videre med ind i det politiske arbejde.

De åbne møder skal opfattes som et supplement til den løbende gode dialog mellem Sports-, Fritids- og Kulturudvalget og kultur-, idræts- og fritidsaktører i kommunen.

Oplæg til rammer for de åbne møder i 2026

Administrationen anbefaler, at rammerne for de åbne møder med foreninger og borgere samt Idrætsrådet og Fritids- og Kulturrådet, i lighed med praksis fra 2025, er:

• Foreninger og borgere får op til 10 minutters foretræde, og Idrætsrådet og Fritids- og Kulturrådet får hver op til 30 minutters foretræde for udvalget i forbindelse med udvalgets ordinære møder
• Foreninger, borgere og brugerråd sætter selv dagsordenen, men administrationen opfordrer til, at brugerrådene, som repræsenterer kultur- og fritidsområdet bredt, prioriterer at fremlægge emner af bred interesse og relevans for hele området
• Administrationen opfordrer brugerrådene til at prioritere dialogen med udvalget
• Mødet skal som udgangspunkt være uden forberedelse for det politiske udvalg og for administrationen. Dog er der mulighed for at sende skriftligt materiale til udvalget forud for selve mødet
• Udvalget tager ikke beslutninger på mødet, men udvalget kan efterfølgende løfte konkrete sager og forslag ind i den ordinære politiske møderække
• Der bliver ikke taget referat af drøftelserne mellem udvalget og foreninger, borgere og brugerråd, men evt. skriftligt materiale sendt forud for mødet kan, efter ønsker fra aktørerne, blive lagt på sagen som bilag.

Oplæg til tidsplan for de åbne møder i 2026

I 2025 var praksis, at begge brugerråd blev inviteret til åbne møder på kultur- og fritidsområdet både i foråret og i efteråret, og at rådene desuden blev inviteret til to årlige budgetdialogmøder.

Det er administrationens observation, at det er en udfordring for det politiske udvalg at finde tid til at nå både besøg fra brugerråd m.fl. og behandling af de politiske sager indenfor udvalgets afsatte mødetid. Udvalget kan derfor overveje at nedsætte antallet af gange, udvalget møder brugerrådene.

Administrationen anbefaler, at det politiske udvalg i 2026 inviterer brugerrådene til et enkelt årligt åbent møde i foråret udover de to årlige budgetdialogmøder, hvor udvalget normalt også møder brugerrådene.

Oplæg til tidsplan 2026:

Marts: Idrætsrådet

April/maj: Fritids- og Kulturrådet

Oktober/november: Kultur-, idræts- og fritidsaktører i kommunen (borgere og foreninger)

Hertil kommer forventede budgetdialogmøder i maj/juni og i august, hvor der ligeledes er praksis for, at Idrætsrådet og Fritids- og Kulturrådet deltager.