Anledning

Der blev i budgetforliget 2025 afsat 1,0 mio. kr. til etablering samt 0,2 mio. kr. årligt til varig drift af en digital løsning, der gør det muligt for arrangører af udendørsarrangementer at søge via én indgang til kommunen.

Der blev den 7. april forelagt en bevillingssag til Kultur- og Fritidsudvalget.

Forvaltningen har i løsningen af projektet lagt vægt på at lave en løsning med fokus på brugeroplevelsen. Der blev derfor i foråret gennemført en række interviews med både de brugere, der oftest laver arrangementer, og brugere uden stor erfaring i at samarbejde med kommunen om arrangementer. Med afsæt i disse interview gennemførte forvaltningen sammen med repræsentanter fra brugergrupper i kommunen et såkaldt designsprint med det formål at lave en prototype af løsningen. Prototypen mundede ud i et samlet website, hvor brugerne igennem et simpelt procesflow kan ansøge om udendørsarrangementer på tværs af forvaltningsområder og løbende have overblik over egne opgaver og godkendelser.

Forvaltningen arbejder i øjeblikket videre sammen med designbureauet Duckwise på udvikling af løsningen. For at sikre at løsningen bliver bedst mulig for brugerne er det besluttet, at den første version af løsningen indeholder de mest basale elementer, som brugerne efterspørger. Disse er:

• Brugere kan ansøge via et flow med overblik over ansøgningsfaser, opgaver og godkendelser
• Brugere kan lave en arrangementsplan på et simpelt kort eller uploade egen version
• Brugere kan ansøge digitalt via MitID
• Brugere kan se deres ansøgninger efter login
• Data gemmes struktureret i database
• Sagsbehandlere får e-mail om ansøgningsændringer
• E-mail notifikationer til borgere

Versionen testes fortsat med brugerne undervejs i udviklingen. Den forventes lanceret omkring årsskiftet 2025/2026. Der er vedlagt foreløbige screenshots i bilag 1.

Når løsningen er taget i brug, bliver forvaltningen klogere på, hvad brugerne benytter mest, og hvad de savner mest. Herefter vil det være muligt at videreudvikle flere og nye funktioner til løsningen ud fra brugernes ønsker - på sigt eventuelt også en integration med ansøgninger fra Kultur-og Fritidsudvalgets puljer. En del af anlægsmidlerne overføres til 2026 til at dække dette.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler, at de relevante fagudvalg tager orientering om projekt "Et event - én indgang" til efterretning.