Beslutning.

Allerød Kommunes koncessionsaftale vedrørende reklamefinansieret byudstyr er udløbet og skal genudbydes. På baggrund af markedsdialog har Forvaltningen tilpasset udbudsmaterialet, så det nuværende antal reklamefinansierede buslæskærme i videst mulige omfang bibeholdes.

Udvalget anmodes om at tage stilling til, hvilke buslæskærme, der skal medtages i udbuddet.

Miljø-, Erhvervs- og Byudvalget har kompetence til at træffe beslutning i sagen.

Koncessionsaftalen vedrørende reklamefinansieret byudstyr er udløbet og skal genudbydes i år. Udbuddet er et 15-årigt koncessionsudbud, der indebærer udskiftning af flere af kommunens buslæskærme.

En koncessionsaftale er en aftale, hvor en offentlig myndighed giver en virksomhed retten til en bestemt aktivitet. I dette tilfælde omhandler aftalen, at en udbyder af outdoor reklamer får eneret på at opsætte og vedligeholde buslæskærme med reklamer. Aftalen er rentabel for udbyderen og kan samtidigt være økonomisk fordelagtig for Allerød Kommune, der dermed ikke selv skal afholde anlægs- og driftsudgifter til læskærmene. Derudover kan aftalen sikre et højt serviceniveau for kommunens borgere.

Det nuværende antal reklamefinansieret byudstyr består af 29 buslæskærme og 7 fritstående reklamevitriner. Det nye udbud omfatter i alt 37 buslæskærme, mens fritstående reklamevitriner ikke vil indgå i det nye udbud, jf. orientering af udvalget d. 30. maj 2023.

Markedsdialog

I samråd med rådgiver har Forvaltningen d. 31. marts 2025 afholdt markedsdialog med ledende leverandører af outdoor reklamer for at opnå det bedst mulige match mellem kommunens ønsker og hvad, markedet kan levere indenfor økonomisk neutralitet. Som resultat af dialogen har Forvaltningen måttet nedjustere den tidligere antagelse om at få et stort antal reklamefinansierede buslæskærme i det nye udbud. Forventningen om at kunne opnå økonomisk gevinst af koncessionsudbuddet er tilsvarende sænket, og Forvaltningen forbereder nu et udbud på levering af reklamefinansierede buslæskærme til i alt 20 stoppesteder. Derudover lægges 2 optioner i udbuddet, der kan gives samlede bud på. Option 1 indeholder 10 stoppesteder, mens option 2 indeholder 7 stoppesteder. Stoppestedernes placeringer er lagt fast.

Udvalgte stoppesteder

Udvælgelsen af stoppesteder er prioriteret ud fra steder med mange passagerer samt nuværende status; altså hvorvidt der i forvejen er opsat en reklamefinansieret buslæskærm. Derudover er der i begge optioner udvalgt stoppesteder, hvor det er ønskeligt med buslæskærme, samt enkelte steder med høj årsdøgnstrafik for at gøre optionerne attraktive for markedets aktører. De udvalgte stoppesteder fremgår af kortbilag. 

Reklamering

Det lægges op til de bydende at vurdere, om de vil reklamere digitalt eller analogt på stoppestederne. Buslæskærme med digital reklamering giver mulighed for at vise bevægelige reklamer. Deres placering og reklameform skal af trafiksikkerhedsmæssige årsager følge Vejdirektoratets vejledning mv. på dette område. På baggrund af markedsdialogen forventes kun et fåtal buslæskærme at blive med digitale reklamer.

Tidsplan

Udbuddet forventes offentliggjort primo 2026. Grundet lang produktionstid på byudstyr påregnes den nye kontrakt tidligst at kunne træde i kraft i anden halvdel af 2026.

Udbudsform

Nuværende udbud blev i sin tid afholdt som et EU-udbud, hvilket dog ikke vurderes nødvendigt for dette udbud. Dets forventede markedsværdi over en 15-årig periode ligger væsentligt under EU´s tærskelværdier, hvorfor udbuddet planlægges gennemført jf. tilbudsloven som et offentligt udbud.

Økonomi

Kommunen har ingen økonomisk gevinst af den nuværende aftale, og det nye udbud forventes ligeledes ikke at give økonomisk afkast. Det kan muligvis resultere i en nulsums-løsning for de første 20 stoppesteder, hvorimod optionerne kan medføre en egenbetaling. Hvis der på baggrund af udbuddets udfald skal nedtages reklamefinansierede buslæskærme fra stoppesteder, som efterfølgende skal have kommunale læskærme opsat, vil det medføre en anlægsudgift på skønsmæssigt 70.000 kr. pr. enhed.

Forslag 1

Udvalget beslutter, at Forvaltningen udbyder 20 buslæskærme samt 2 optioner på henholdsvis 10 og 7 læskærme som vist på kortbilag.

Forslag 2

Udvalget beslutter, at der ikke skal udbydes opsætning af reklamefinansierede buslæskærme. De nuværende skærme vil herefter blive fjernet af den nuværende leverandør.

Forvaltningen anbefaler forslag 1.

Koncessionskontrakten er som udgangspunkt uden udgift for kommunen. Afhængig af markedsinteressen kan kontrakten medføre en anlægsudgift, hvis optioner med negativ gevinst skal medtages i kontrakten, eller hvis reklamefinansierede buslæskærme skal erstattes af kommunale læskærme.

Seniorråd samt handelsstandsforeninger, hvor dette er relevant, vil blive inddraget i processen i forhold til bl.a. placering af byudstyret, såfremt der foretages ændringer til dette.