Resume

Byrådet godkendte 25. marts 2026, at Roskilde Kommune indgår i forpligtende samarbejde om etablering af en fælles it-drift- og service-organisation for 16 kommuner i KKR Sjælland. I forlængelse heraf forelægges nu oplæg om valg af selskabsform for den fælles it-drift- og serviceorganisation til byrådets beslutning. Oplægget baserer sig på forarbejde lavet i den etablerede program-organisation med deltagelse fra alle 16 kommuner og efterfølgende drøftelser i kommunaldirektørkredsen.

Indstilling

Forvaltningen indstiller, at

1. fælles it-selskab for drift af server- og netværksinfrastruktur etableres som aktieselskab (A/S)
2. den enkelte kommunes ejerandel værdifastsættes på baggrund af befolkningstal
3. bestyrelsessammensætning i selskabet skal omfatte eksterne fag-/IT-professionelle re-præsentanter sammen med politiske repræsentanter, herunder at bestyrelsesformand skal være professionel
4. der forelægges oplæg om endelig model for sammensætning mv. af bestyrelse til beslutning efter sommerferien.

Beslutningskompetence

Byrådet

Sagsfremstilling

I aftale om kommunernes økonomi for 2026 mellem Regeringen og KL er det aftalt, at der senest 1. januar 2027 skal etableres 4-5 kommunale it-serviceorganisationer med geografisk udgangspunkt i de fire regioner. De nye IT-serviceorganisationer oprettes som kommunale enheder og vil inden udgangen af 2027 skulle overtage kommunernes drift af server- og netværksinfrastruktur.

Etablering af IT-serviceorganisationen skal bidrage til at øge cybersikkerheden, fagligheden og IT-miljøerne i kommunerne. Dette vil også øge driftssikkerheden på tværs af kommunerne. På sigt er det også forvent-ningen, at der med etableringen kan sikres højere effektiv drift og stordriftsfordele gennem standardisering og fælles løsninger på tværs af kommunerne.

Byrådet godkendte 25. marts 2026, at Roskilde Kommune indgår i forpligtende samarbejde om etablering af en fælles it-drift- og service-organisation for 16 kommuner i KKR Sjælland.

Valg af selskabsform
Aktieselskabsformen (A/S) anbefales, da det er den samlede vurdering, at denne model bedst giver mulighed for en organisation og governance, der kan understøtte formålet om bl.a. at øge cybersikkerheden,  fagligheden og IT-miljøerne i kommunerne. Blandt andet er det vurderingen, at et A/S giver bedre mulighed for fx, at kommunerne (også) selv løser it-opgaver; fleksibilitet ift. forskellige serviceniveauer i kommunerne og frihedsgrader til at sikre den rette bemanding til opgaverne osv.

Programorganisationen for samarbejdet om it-drift i KKR Sjælland på baggrund af Økonomiaftale 2026 har på baggrund af notater fra Kammeradvokaten og KL etc. udarbejdet vedlagte ”Notat – selskabsdannelse” med kortlægning af bl.a. fordele og ulemper ved mulige organiseringsmodeller. 

Bestyrelsessammensætning
Det anbefales videre, at bestyrelsen for fælles it-selskab for drift af server- og netværksinfrastruktur for de 16 kommuner bør omfatte eksterne fag/It-professionelle samt politiske repræsentanter. I forlængelse heraf, at selskabet bør have en professionel bestyrelsesformand.

Endelig anbefaling til kommunalbestyrelserne om bestyrelsessammensætning afklares i løbet af de kommende måneder, herunder ift. fordele og ulemper ved forskellige repræsentationsformer for kommunalt ud-pegede bestyrelsesmedlemmer, jf. også vedlagte ”Notat – selskabsdannelse”.

Værdifastsættelse af den enkelte kommunes ejerandel
Det anbefales, at befolkningstal lægges til grund for værdifastsættelse af den enkelte kommunes ejerandel i nyt fælles it-selskab for drift af server- og netværksinfrastruktur for de 16 kommuner.

Der er på nuværende tidspunkt ikke grundlag for at anvende due diligence som det bærende grundlag for fordelingen af ejerandele.

Anvendelsen af due diligence i forhold til ejerandele genovervejes, når der foreligger et samlet datagrundlag fra alle deltagende kommuner. Proces for udrulning af fælles due diligence-metode i samtlige deltagende kommuner forventes i 3. kvartal 2026.

Videre proces 
Beslutningsrækkefølgen frem mod etablering af fælles it-drift og serviceorganisation forventes i 2026 at blive sådan, at kommunalbestyrelserne i de 16 kommuner forelægges sager:

1. Marts/april 2026 – tilslutning til forpligtende samarbejde mellem de 16 kommuner (behandlet i byrådet 25. marts 2026)
2. Juni 2026 – godkendelse af selskabs-/organisationsmodel (denne sag)
3. Efter sommerferien -  godkendelse af model for bestyrelsessammensætning/-konstruktion (efter sommerferien)
4. 3. kvartal 2026: Udrulning af den fælles due diligence-metode i samtlige deltagende kommu-ner. 
5. Ultimo 2026 – godkendelse af formalisering af fælles selskab (stiftelsesdokumenter m.v.)

Økonomi