Ændring af tidspunkt for offentliggørelse af dagsordener til fagudvalg - beslutning

26/1113 -

Prompt resultater

Relevans v1

Relevans

Nej

Bilag

First-agenda Sagsfremstilling

Beslutningstema

På baggrund af et ønske, fra flere fagudvalg, om at dagsordener til fagudvalgsmøderne skal offentliggøres tidligere end i dag, skal udvalget beslutte, om den nuværende praksis skal ændres og i så fald hvordan.

Kompetence til afgørelse

Klima-, Teknik- og Miljøudvalget.

Indstilling

Administrationen indstiller, at udvalget godkender, at dagsordener til fagudvalg fortsat offentliggøres senest 4 hverdage før mødet, men at de, i nogle måneder, kan sendes ud allerede 5–6 hverdage før, hvis det er muligt efter formøderne med formandskabet.

Sagsfremstilling

Fagudvalgene har på februarmøderne drøftet udkast til forretningsorden for fagudvalgene. Der har været et ønske om, at forretningsordenen bliver ens for alle kommunens fagudvalg.

 

Flere udvalg har i den forbindelse ønsket, at dagsordenen til udvalgets møder offentliggøres tidligere end i dag. Formålet vil være at give udvalgets medlemmer bedre tid til at forberede sig og drøfte sagerne med bl.a. eget politiske bagland.

 

I dag offentliggøres dagsordener, til fagudvalgenes møder, 4 hverdage før mødernes afholdelse. Denne frist svarer til den lovbestemte minimumsfrist for byrådsmøder, men der er ingen juridiske hindringer for at offentliggøre dagsordenerne til udvalgsmøderne tidligere.

 

Udarbejdelsen af politiske dagsordener følger en fast proces internt i administrationen, der skal sikre faglig, juridisk og økonomisk kvalitet. Processen indebærer flere interne gennemgange og rettelser, inddragelse af centre, direktion, borgmester og udvalgsformænd samt faste tidsintervaller til politisk og administrativ gennemlæsning og kvalitetssikring. Allerede i dag strækker processen sig over ca. 3 uger, jf. nedenstående figur.

 

Processen er tilrettelagt, så der altid er en weekend lagt ind til at gennemgå udkastene, inden de drøftes og kvalificeres, undtagen for borgmesterens gennemgang.

 

Det er nødvendigt at fastholde én fælles tidsplan for produktionen af alle udvalgsdagsordener. Hvis der er forskellige tidsplaner og deadlines for udvalgsdagsordener til de enkelte udvalg vil det medføre parallelprocesser, hvilket vil øge det samlede ressourceforbrug til koordinering, møder m.v. Administrationen anbefaler derfor, at der træffes én fælles beslutning om tidspunkt for offentliggørelse af dagsordener, som gælder for alle udvalg. Under alle omstændigheder vil administrationen være nødt til at tilpasse processen, så der kun arbejdes med én samlet tidsplan.

 

Mulige modeller med forskellige tidspunkter for offentliggørelse

Der kan foreslås flere modeller. Administrationen vurderer, at følgende 3 modeller er mulige:

 

Model 1: Tidligere, fleksibel publicering (4+ hverdage)

Den nuværende frist på 4 hverdage fastholdes, men administrationen publicerer dagsordener tidligere i de tilfælde, hvor det konkret er muligt. Det kan i praksis betyde 1-2 dages tidligere udsendelse for nogle udvalg i nogle måneder, men uden garanti for en generel tidligere frist.

 

Administrationen vurderer, at dagsordenerne for flere udvalg i nogle måneder godt vil kunne udsendes 1 dag tidligere – og i nogle tilfælde også 2 dage. Det vil bl.a. være muligt for de udvalg, hvor formøderne med formandsskaberne ligger mandag eller tidligt tirsdag, og hvor udvalgsmøderne afholdes tirsdag og onsdag. Det vil være vanskeligere at nå ift. udvalgsmøder, der er placeret mandag, da de allerede skal udsendes onsdag ugen før for at overholde de 4 dages frist. Muligheden for at udsende tidligere vil afhænge af den konkrete dagsorden og situation, herunder bl.a. af, om der er justeringer til sagerne efter gennemgangen af dagsordenen med formandsskabet. Der vil ikke kunne garanteres en generel tidligere udsendelse fx 5 eller 6 dage før udvalgsmødet i denne model, da formandsmøder også rykkes i nogle måneder pga. andre uopsættelige møder og omstændigheder. Administrationen vil dog forsøge at tilpasse tidspunktet for formandsmøderne til ugens første dage, så sandsynligheden for tidligere offentliggørelse øges.

 

Model 2: Fast tidligere offentliggørelse (forslag: 6 hverdage)

Hvis dagsordener skal publiceres fast fx 6 hverdage før mødet, som ønsket i nogle udvalg, kan det ikke ske inden for den nuværende tidsramme og proces. Hele dagsordensprocessen skal i praksis rykkes én uge frem for fortsat at sikre de nødvendige og faste tidsintervaller til politisk og administrativ gennemlæsning og kvalitetssikring. Årsagen er bl.a., at dagsordener, der i dag publiceres onsdag-fredag ugen før udvalgsmøderne, fremover vil skulle publiceres mandag-onsdag i stedet for at sikre 6 dages fristen. Dermed vil formandsmøderne ikke kunne afholdes i samme uge som offentliggørelsen, som det sker i dag, da det så ikke vil være muligt at justere eventuelle input fra disse møder.

 

Konsekvenserne af en fremrykning af tidspunkt for offentliggørelse vil være:

1. Længere og tidligere proces

Første udkast til dagsordenen skal være klar tidligere end i dag – i nogle måneder op til 14 dage tidligere på grund af helligdage og ferier. Det vil uundgåeligt betyde flere rettelser og returløb undervejs i sager, som der skal tilpasses aktuelle udviklinger og politiske meldinger.

 

2. Mindre aktuelle data

En længere proces betyder, at flere sager vil være baseret på ældre data for at være færdige til tiden. Det gælder særligt budgetopfølgningerne, hvor det fremover kan blive nødvendigt at anvende økonomital, der er op til en måned ældre end i dag, da disse sager allerede i dag udfordrer deadlines i processen. Samtidig vil aktuelle analyser og undersøgelser oftere først kunne blive forelagt efterfølgende måned, medmindre sagerne skal udarbejdes udenom den normale dagsordensproces, hvilket vil være ressourcekrævende og give mindre kvalitetssikring.

 

3. Overlappende dagsordensprocesser

Processerne for to måneders udvalgsmøder vil overlappe hinanden. Ved forlængelse af processen med én uge vil 1. udkast til fx udvalgsmøderne i juni skulle gøres klar og gennemlæses i samme uge, som der publiceres dagsordner til maj-møderne. Det øger risikoen for:

• Ressourcepres, særligt hos lederne og i Sekretariatet.
• Uklarhed i arbejdsgangene.
• Vanskeligere håndtering af nye sager bestilt på udvalgsmøder, som derfor først vil kunne blive fremlagt 2 måneder senere, da udvalgsmøder først afholdes, efter at 2./3. udkast til sager til næste måned er godkendt.

 

Model 3: Offentliggørelse fastholdes til nuværende 4 hverdage før mødet

Administrationen vurderer, at de nuværende 4 hverdage er en hensigtsmæssig frist for offentliggørelse af dagsordenen ift. at kunne tilrettelægge en intern proces for udarbejdelsen af dagsordener med tilpas kvalificering undervejs. 

Borgerdialog

En tidligere offentliggørelse af fagudvalgenes dagsordener vil give borgere bedre tid til at tage kontakt til udvalgsmedlemmer ift. dialog om kommende politiske sager, herunder bedre tid til at anmode om foretræde for udvalgene i konkrete sager. 

 

Udvalgene har dog også allerede i februar besluttet, at der fremover skal forelægges en opdateret oversigt kvartalsvist ift. kommende sager. Denne oversigt vil også give borgerne mulighed for at tage kontakt til udvalgsmedlemmerne ved ønske om at drøfte kommende sager.

Beslutning i Klima-, Teknik- og Miljøudvalget den 06-05-2026

Bo Brøndum Pedersen (B) fremsatte følgende ændringsforslag:

Dagsordener til fagudvalgsmøder offentliggøres senest kl. 12.00 om mandagen i ugen før udvalgsmødernes afholdelse.

 

Der blev stemt om forslaget.

 

For stemte Bo Brøndum Pedersen (B) og Edith Thingstrup (I) med i alt 2 stemmer.

 

Imod stemte Bo Vesth (V), Jonathan Kristensen (F), Janus Veje (L) og Vicky Holst Rasmussen (A) med i alt 4 stemmer.

 

Helle Bovien (Ø) var fraværende.

 

Ændringsforslaget afvist.

 

Der blev stemt om indstillingen.

 

Alle stemte for.

 

Indstillingen godkendt.