Orientering

Udvalget orienteres om den halvårlige opfølgning på digitalisering. Orienteringen indeholder:

-En status på arbejdet med digitalisering, herunder beskrivelse af enkelte cases med fokus på værdi for borgerne, effektivisering af driften og strategiens temaer

-En oversigt over igangværende digitaliseringsprojekter vedlagt som bilag.

 Byrådet vedtog den 21. november 2024 Digitaliseringsstrategi 2025-28 for Allerød Kommune. Det er besluttet, at der følges op halvårligt i Økonomiudvalget.

Digitaliseringsstrategiens temaer er:

1. Udvikling af digitale kompetencer og omstilling

2. Understøttelse af borgere ud fra behov

3. Udnyttelse af teknologier

4. Digital sikkerhed

5. Løbende forbedringsarbejde og afprøvning

Nedenfor fremhæves nogle af de igangværende digitaliseringsprojekter. For øvrige igangværende digitaliseringsprojekter henvises til bilaget ”Digitale initiativer”.

Velfærdsteknologi skaber mærkbar og uventet værdi for beboere på plejecenter

I et af Allerød Kommunes plejecentre har implementeringen af robotten Buddy vist sig at være en markant gevinst – ikke kun til gavn for beboerne, men også for medarbejdernes arbejdsmiljø og den daglige drift. Robotten kører til daglig rundt til beboernes rum, når medarbejderne tilkalder den, så den kan hente brugt linned og affald.

I begyndelsen havde plejecentret fokus på, hvordan beboerne ville tage imod Buddy, og om de ville blive bange eller utrygge, når Buddy, som er på størrelse med en 10-årig, kom kørende ned ad gangene. Det er de ikke blevet, tværtimod har det vist sig, at Buddy har været med til at sprede glæde og være effektiv på andre måder end hensigten. Buddy er blevet en integreret del af hverdagen, hvor den gør en reel forskel, og hvor nogle beboere ønsker at sige godnat til den om aftenen. Der er så stor tryghed ved Buddy, at den også kan bruges til at eskortere beboere til deres bolig, når de ikke selv kan finde vej.

Initiativet understøtter særligt temaerne Udvikling af digitale kompetencer og omstilling, Understøttelse af borgere ud fra behov samt Løbende forbedringsarbejde og afprøvning.

Sag om handlemulighederne for udbredelse af teknologien vil blive fremlagt i 2026.
 

Mere selvstændighed og selvhjulpenhed for borgerne i hjemmeplejen

Flere borgere i eget hjem har oplevet større frihed med Klikkit, som er et medicinhåndteringssystem, der minder borgerne om, hvornår de skal tage deres medicin. Får de ikke taget medicinen, vil de modtage et opkald fra hjemmeplejen, der automatisk bliver notificeret, hvis medicinen ikke er taget. Denne teknologi har givet de pågældende borgere større frihed i hverdagen. Hvor nogle før fik op til 7 besøg pr. dag, kan de nu forlade hjemmet, når de har lyst.

Initiativet understøtter særligt temaerne Udvikling af digitale kompetencer og omstilling, Understøttelse af borgere ud fra behov samt Løbende forbedringsarbejde og afprøvning.
 

Et bedre pårørende samarbejde og mere tid til kerneopgaven

For medarbejderne på et demensplejecenter i Allerød Kommune betyder løsningen med en pårørende-app, at kommunikationen er mere flydende. Pårørende kan booke besøg direkte i kalenderen og få notifikationer om manglende tøj mv., som de kan medbringe ved næste besøg. Der bliver skabt gode og anderledes livshistorier, idet pårørende kan anvende appen som et socialt medie og lægge billeder op, mens de er på ferie og vide, at billederne bliver vist til deres pårørende på plejecenteret. Det frigiver tid hos medarbejderne til mere nærvær, og selv om projektet er i testforløb, ses der allerede en positiv effekt på beboerne.

Initiativet understøtter særligt temaerne Udvikling af digitale kompetencer og omstilling, Understøttelse af borgere ud fra behov samt Løbende forbedringsarbejde og afprøvning.
 

DK-Plan på tværs af afdelinger

Plan og Byg har sammen med Natur, Miljø og Klima indkøbt og implementeret Niras’ IT-løsning for web-baserede planer, DK-Plan. Løsningen giver mulighed for, at Kommuneplan, Lokalplaner og Sektorplaner udarbejdes i samme system. Således kan der opnås en fælles kompetence i at bruge systemet og en ensartethed i det visuelle udtryk på de web-baserede planer fra afdelingerne. Systemet rummer en række fordele i forhold til de processer, der fast er ved mange planudarbejdelser, herunder høring og mulighed for indberetning til Plandata.dk.

Initiativet understøtter temaerne Udvikling af digitale kompetencer og omstilling, Udnyttelse af teknologier og Løbende forbedringsarbejde og afprøvning.
 

Konsido AI løsning

Konsido er en AI-løsning, der danner overblik over forbrugsadfærd for at reducere kommunens klimaaftryk. Løsningen beregner CO2-udledning af kommunens indkøb baseret på kommunens fakturadata. Den anvendes til strategisk indkøbsplanlægning og adfærdsregulering af indkøb.

CO2 udlednings faktorer stammer fra Klimakompasset, som er en offentlig tilgængelig database, som løbende kan tilføres oplysning om produktspecifikke emissioner, hvis data stilles til rådighed af Allerød Kommunes leverandører.

Initiativet understøtter temaerne Udvikling af digitale kompetencer og omstilling samt Udnyttelse af teknologier.
 

AI-baseret fakturagodkendelse og bogføring

Allerød Kommune har et mål om løbende at automatisere kommunens bogføringsopgaver. Fakturabehandling er blandt de mest ressourcekrævende administrative opgaver. Allerød Kommune modtager i gennemsnit 50.000 fakturaer årligt, som behandles af mange forskellige medarbejdere. Det kan føre til uensartet kontering og udfordringer med at sikre rettidig betaling.

Automatisering af bogføringsområdet har til formål at sikre en mere enkel, ensartet og effektiv bogføring, rettidig betaling og dermed kvalitet i økonomistyringen.

Økonomi har anskaffet et system, hvor AI anvendes til at analysere indgående fakturaer og deres kontering. Systemet vil kunne foreslå automatiske konteringer fremadrettet, inden for de rammer, som kommunen fastsætter.

Et pilotprojekt er planlagt i Digitaliseringsafdelingen, da afdelingen har mange ensartede og tilbagevendende udgifter samt en enkel kontoplan, hvilket gør den særligt egnet til automatisering. Erfaringerne herfra skal danne grundlag for en eventuel udrulning til andre afdelinger med tilsvarende fakturamønstre.

Initiativet understøtter temaerne Udnyttelse af teknologier og Løbende forbedringsarbejde og afprøvning.
 

Straffeattest robot – RPA

Alle ansatte skal ved ansættelse aflevere en straffeattest (privat straffeattest, offentlig og/ eller børneattest), afhængig af, hvilket område, de ansættes på. Der er i forsommeren etableret en robot, der automatisk journaliserer alle straffeattester, der ikke er bemærkninger på. Det har betydet, at en meget rutinepræget opgave ikke længere skal klares manuelt. Robotten er blevet til på baggrund af et ønske fra medarbejderne i teamet.

Initiativet understøtter temaerne Udvikling af digitale kompetencer og omstilling og Udnyttelse af teknologier.

KMD Insight – datadrevet ledelsesinformation

Allerød Kommune har fokus på at styrke datadrevet økonomistyring og samtidig støtte fagområderne med ledelsesinformation, som giver dem bedre overblik over deres aktivitet og økonomi samt forståelse af årsager til udviklingen.

I første omgang skal KMD Insight bruges til at understøtte ledere og nøglepersoner på ældreområdet med relevant og let forståelig ledelsesinformation. Der er i første fase fokus på hjemmeplejen, hvor der med ældreloven, som trådte i kraft 1. juli 2025, indføres helhedspleje til borgerne. Det stiller nye krav til den enkelte leder af hvert hjemmeplejeteam, som nu skal holde øje med, om de lever op til ældrelovens intentioner, og samtidig holde øje med, om de overholder budgetforudsætningerne for helhedsplejen.

Initiativet understøtter temaerne Udvikling af digitale kompetencer og omstilling og Løbende forbedringsarbejde og afprøvning.
 

Mobil-fotoløsning til pas og kørekort

I uge 14 tog Borgerservice en mobil-fotoløsning i brug som tillæg til fotostanderen. I praksis benyttes en særskilt mobiltelefon til at tage fotoet. Medarbejderne i Borgerservice behøver derfor ikke vente på, at fotostanderen bliver ledig, hvis der er flere ekspeditioner om pas/kørekort i gang samtidig. Det giver også mere fleksibilitet særligt for borgere med et handicap, kørestolsbrugere eller borgere med briller, da fotos med mobilløsningen ikke skal tages et bestemt sted i Borgerportalen, som det er tilfældet med fotostanderen. Fotos kan tages på den placering, som passer borgeren bedst fx ift. tilgængelighed med kørestol eller ift. lysindfald/genskær i brillerne. Det kan også for borgerne føles som en mere personlig serviceoplevelse at få taget et foto med mobilløsningen frem for selvbetjening på fotostanderen.

Initiativet understøtter særligt temaerne Understøttelse af borgere ud fra behov samt Udnyttelse af teknologier.
 

Afhentning af pas hele døgnet

Borgerne har for nyligt fået mulighed for at hente deres nye pas uden for Borgerservices åbningstid. Faktisk kan man hente sit nye pas hele døgnet, hvis man benytter sig af boksen, som står i mellemgangen ved hovedindgangen til Borgerportalen. Uden for døren til mellemgangen sidder en QR-kode, som guider borgeren videre til en login-side, hvor borgeren skal identificere sig med MitID. Herefter åbner døren automatisk. Borgeren kan nu hente sit nye pas i boksen på samme måde som inden for åbningstiden. Det er en øget service for borgerne, at afhentning af pas ikke længere er begrænset til åbningstiden, men er blevet meget mere fleksibelt og tilgængeligt. Løsningen giver endvidere mulighed for, at besøgende kan bruge mellemgangen som venteområde udenfor åbningstiden, mens man venter på at blive afhentet til et møde. Dette implementeres i den kommende tid.

Initiativet understøtter særligt temaerne Understøttelse af borgere ud fra behov samt Udnyttelse af teknologier.
 

Udvidet brug af boksen i Borgerservice

Borgerservice har i foråret oprettet alle kørelærere i det system, der administrerer boksen, som primært benyttes til afhentning af pas. Det giver i praksis mulighed for, at kørelærerne kan afhente og aflevere dokumenter om deres køreelever. Da boksen samtidig er blevet tilgængelig hele døgnet, giver det stor fleksibilitet for kørelærerne samt mindre behov for koordinering mellem kørelærerne og Borgerservice. Ved at benytte boksen bliver udvekslingen af dokumenter også mere sikker. Tidligere afleverede kørelærerne dokumenterne i en kuvert i postkassen, eller skrev en e-mail eller ringede til Borgerservice for at koordinere, hvornår de kunne komme forbi og afhenter/aflevere dokumenterne.

Initiativet understøtter særligt temaerne Digital sikkerhed samt Udnyttelse af teknologier.
 

Anvendelse af forbedringsmodellen

Ovenstående er eksempler på systemer og afprøvninger, der er har skabt værdi for borgere og/ eller medarbejdere. Der sker også løbende afprøvning af ideer og systemer, der af forskellige grunde ikke bliver implementeret, men stopper ved afprøvningen. Årsager til det kan blandt andet være utilstrækkelig værdiskabelse økonomisk og/ eller kvalitetsmæssigt eller at produkt eller system i praksis ikke lever op til det, der blev stillet i udsigt.
 

Status på Analyse af kunstig intelligens – på længere sigt

Byrådet besluttede i februar 2025 at igangsætte en analyse af kunstig intelligens på længere sigt. Konsulentvirksomheden LEAD har gennemført en kortlægning af, hvilke AI løsninger, der er i gang i andre kommuner i Danmark, med henblik på at få afklaret, hvilke løsninger der kan være relevante for Allerød Kommune. I afklaringen indgår en vurdering af, hvad der er relevant for den kommunale opgaveløsning, herunder i en kommune af Allerøds størrelse.

Processen er planlagt sådan, at de berørte afdelinger modtager en oversigt over løsninger, der kan være relevante for deres områder. Herefter kvalificeres og vurderes listen i dialog med afdelingen, hvor der foretages en konkret vurdering af løsningerne, hvor det begrundes, hvorfor en løsning tilvælges eller fravælges. Herefter foretager direktionen en vurdering af de løsninger, som cheferne indstiller, hvor LEAD bidrager med den seneste viden og erfaringer med løsningerne i andre kommuner. Dette med henblik på en indstilling ift. løsninger, der vælges.

Kortlægningen gentages ved årsskiftet og igen medio 2026. Sideløbende med analysen af kunstig intelligens arbejdes der fortsat i andre temaer i digitaliseringsstrategien, herunder med digitalisering i dybden, udvikling af robotter (automatisering) og kompetenceudvikling for at sikre effektiv brug af nye systemer.
 

Telefoni, Microsoft (MS) 365 og Teams

Hele organisationen er overgået til ny telefoniløsning (fra skype-telefoni til mobiltelefoni), MS 365 og i særlig grad teams. Teams indeholder en række nye funktionaliteter, og der forventes således at ske fortsat implementering af særligt Teams resten af 2025 og ind i 2026, da det, for at få fuld effekt, kræver et skift i anvendelse af drev til anvendelse af teams (det gælder naturligvis ikke persondata, der alene gemmes i fagsystemer). Afdelingerne tilrettelægger selv, hvordan tidsplanen for de næste skridt i anvendelsen af teams skal være.

Udvikling af fællesskabet om IT-Forsyningen

KL og Finansministeriet offentliggjorde den 27. maj 2025 aftalen om kommunernes økonomi for 2026. Aftalen mellem Regeringen og KL om kommunernes økonomi for 2026 foreskriver stadig tættere tværkommunale samarbejder frem mod 2030. Aftalen indebærer oprettelsen af 4-5 kommunale it-serviceorganisationer med geografisk udgangspunkt i de fire regioner. Det er endnu uafklaret, om IT-Forsyningen kan være en af de it-serviceorganisationer, der omtales. Frem mod foråret 2026 arbejdes på en plan for, hvordan et endeligt design skal se ud. Bestyrelsen for IT-Forsyningen er i gang med at formulere strategien for, hvordan selskabet skal gribe den videre proces an og hvilke positioner, der skal indtages.

Forvaltningen foreslår at orienteringen tages til efterretning.