Randers Kommune oplever stor efterspørgsel på ny kommune- og lokalplanlægning. I planloven er der fastlagt procedurer og frister for både kommune- og lokalplanlægning. Denne sag viser, hvilke initiativer og muligheder, som kommunen har for at rationalisere ressourceforbruget for udarbejdelse af ny planlægning.

Med sagen indstilles forslag til effektivisering af processerne i forbindelse med de konkrete sager, så det samlet kan lette sagsbehandlingstiderne for igangsætning og vedtagelse af lokalplaner og frigøre mere tid til udarbejdelsen af ny planlægning som står på ventelisten.

Det skal i den forbindelse bemærkes, at den nuværende model for udarbejdelse af ny planlægning bygger på politisk prioriterede ønsker til processerne.

Først en kort beskrivelse af proceduren i dag.

Procedurer og processkridt ifm. planlægning i dag

Processen for en ny lokalplan er opdelt i fem faser med politiske behandlinger og offentlige høringer imellem.

Fase 1: Indledende dialog og afklaring af projekt

• Politisk igangsættelse (Lokal politisk beslutning)
• Eventuel fordebat og efterfølgende politisk behandling af fordebat (Lokal politisk beslutning)

Fase 2: Konkretisering og eventuel tilretning af projekt  (lovpligtig)

Fase 3: Udarbejdelse af planforslag og miljøvurdering (lovpligtig)

• Politisk behandling af forslag og miljøvurdering (lovpligtig)

Fase 4: Planforslag i høring (lovpligtig) 

• Politisk behandling af høringssvar og vedtagelse (delvis lovpligtig)

Fase 5: Offentliggørelse (lovpligtig) og realisering (frivillig)

I bilag 1 er en generel proces for en ny lokalplan beskrevet, som den fremgår på kommunens hjemmeside.

Mulige fremadrettede initiativer for en forenklet kommune- og lokalplanlægning

Fremadrettet er der en række mulige initiativer for at forenkle kommune- og lokalplanprocessen i Randers Kommune. Disse initiativer kan deles op i tre dele - politiske initiativer, administrative initiativer og private initiativer.

Ændringer i de politiske processer

Ikke lovpligtig igangsætning af planlægning

Randers Kommune har i dag en udvidet praksis for at lave sagsfremstillinger til sager om igangsætning af planlægning. 

I dag igangsættes alle lokalplaner af erhvervs- og planudvalget. Enkelte lokalplaner forelægges derudover byrådet, hvis de har konkret strategisk eller principiel karakter. Til den politiske igangsætning skal projektet være tilstrækkeligt velbelyst, så det giver et realistisk indtryk af projektet og dets påvirkning af omgivelserne. Efter planlovens § 13, stk. 3 påhviler det kommunalbestyrelsen at tilvejebringe en lokalplan, når det er nødvendigt for at sikre kommuneplanens virkeliggørelse. 

Administrativt kan det lette sagsbehandlingen, hvis forvaltningen selv kan igangsætte lokalplanlægning, hvis den er i overensstemmelse med gældende kommuneplan og de politisk vedtagne kommuneplanrammer, uden at der laves en politisk igangsætningssag.

Tilsvarende anbefaler forvaltningen at igangsætning af planlægning, der følger af byrådets beslutninger, sættes i gang uden forelæggelse af en igangsætningssag for erhvervs- og planudvalget. Erhvervs- og planudvalget vil i begge tilfælde stadig blive forelagt forslag til lokalplan inden disse bliver sendt i offentlig høring.

Hvis forvaltningen vurderer, at planlægning kræver politisk stillingtagen, vil igangsætning af planlægning altid blive forelagt udvalget.

Ikke lovpligtig for-debat

For planer, der medfører væsentlig betydning for lokalområdet, kan det besluttes at afholde en fordebat. Fordebatten ligger inden udarbejdelse af planforslaget og inden den offentlige høring af forslaget. Det gælder generelt for projekter med fordebat, at de tager væsentlig længere tid, end andre plansager. I Randers Kommune har det indtil nu været praksis på trods af lovbortfald at afholde fordebat i forbindelse med udarbejdelse af tillæg til kommuneplanen, som medfører større ændringer eller er af principiel betydning for kommunen.

I Randers Kommune er det tidligere defineret, at beslutninger om planlægning, der kan have principiel betydning for kommunen, er, hvis planforslaget giver mulighed for større byggerier eller et byggeri, der har væsentlig betydning for kommunens udvikling, eller projekter, hvor kommunen er involveret som grundejer eller bygherre. Det kan fx være ved planlægning for større tekniske anlæg eller forsyningsanlæg, infrastrukturanlæg i byer eller omdannelse og etablering af nye bydele. Større ændringer til kommuneplanen vil fx være tematillæg eller udlæg af nye rammer samt større ændringer til eksisterende.

Det kan således være tidsbesparende, hvis man holder helt op med at afholde fordebat, da der stadig vil være offentlig høring i forbindelse med planforslaget.

Behandling af forslag til planforslag

I henhold til delegationen i kompetenceplanen for vedtagelse af planforslag og endelige planer, skal bl.a. forslag til lokalplaner og forslag til tillæg til kommuneplanen, som har principiel betydning for kommunen, behandles i byrådet. Principiel betydning er defineret i forhold til store byggerier eller et byggeri, der har væsentlig betydning for kommunens udvikling – eller projekter, hvor kommunen er involveret som grundejer eller bygherre. 

Ved kommunale projekter, hvor byrådet allerede har godkendt projektet i forbindelse med bygherrens fremlæggelse af projektet, vil der være tid at spare, hvis behandlingen af planforslaget kan nøjes med at blive forelagt erhvervs- og planudvalget. Det samme gør sig gældende ved den endelige vedtagelse af disse planforslag.

Endelig vedtagelse af planforslag

Et andet processkridt, hvor der kan spares tid, er ved den endelige vedtagelse af kommunetillæg og lokalplaner, at den endelige vedtagelse af mindre kommuneplantillæg og lokalplaner, hvor der ikke er gjort indsigelser til selve planforslaget i høringsperioden kan vedtages endeligt af forvaltningen jf. Planlovens mulighed for delegering af kompetencen.

Såfremt der er gjort indsigelser imod selve planlægningen under høringen, eller hvis forvaltningen vurderer, at planlægning kræver politisk stillingtagen, vil vedtagelsen af planlægningen altid blive forelagt udvalget.

Forenkling i de administrative processer

Startredegørelse

Med ønske om at klæde byrådet bedst muligt på i forhold til stillingtagen om igangsættelse af ny planlægning har forvaltningen for nyligt udarbejdet en startredegørelse, dette er endnu ikke præsenteret i udvalget. Startredegørelsen indeholder relevante fakta, om det projekt der ønskes planlagt for, og beskriver samtidig bl.a. formålet, baggrunden, planmæssige forhold, sammenhæng til arkitekturpolitikken, vigtige opmærksomhedspunkter m.m. i et omfang, som ikke passer til selve sagsfremstillingen. Dette er selvfølgelig et i mindre omfang ekstra arbejde, som dog vurderes at have værdi for byrådets oplysning om sagen.

Startredegørelserne kan fremover bruges ved de plansager der ikke er i overensstemmelse med kommuneplanen eller besluttet af byrådet som bygherre f.eks. en ny institution. Det er de sager som forvaltning foreslår at udvalget fortsat skal igangsætte.

Forvaltningen vil fremlægge en sag for EPU om indhold i sådanne startredegørelser.

Omfang på lokalplanerne

Alle lokalplaner, der udarbejdes i Randers Kommune, følger den samme skabelon. Det kan overvejes, om der skal laves en "light version" af skabelonen, som ikke er så omfangsrig som den nuværende, der kan benyttes til lokalplaner med mindre omfang eller mindre komplekst indhold.

Dette kan medføre, at planerne ikke bliver helt så oplysende, som dem der er udarbejdet efter den “fulde” skabelon, og dermed kan være sværere for bl.a. borgerne at forholde sig til. Alle lokalplaner skal selvfølgelig fortsat opfylde planlovens mindstekrav til indhold. Dette vil medvirke til at minimere ressourceforbruget.

Generelt i forvaltningen

Forvaltningen ser løbende på hvordan de interne processer kan optimeres ift. de forskellige opgaver ifm. kommune- og lokalplanlægningen. Det handler også om hvilke andre opgaver planlæggerne løser. Dette sker også for at styrke fokus på optimering af planprocesserne.

Derudover bruges der langt flere kommuneplanressourcer i hele Udvikling, Miljø og Teknik fordi der arbejdes med rullende kommuneplanlægning gennem tematillæg. Det vil sige, at man tager enkelte temaer ud og reviderer inden den lovpligtige kommuneplanrevision. Hvilket giver bedre mulighed for borgerne og byrådet for at fokusere på et emne fremfor om hel kommuneplan på flere tusinde sider.

Planprocesserne udfordres også af flaskehalse andre steder i organisationen f.eks. i Natur og Miljø samt i Veje og Trafik, hvor ressourcerne til at bidrage til lokalplanarbejdet er meget små, da disse dele af forvaltningen heller ikke har mulighed for at løse alle de opgaver der ønskes.

Eksterne samarbejder om lokalplaner

Overførelse af ressourcer mellem lokalplaner

Ved udarbejdelse af forslag til lokalplaner kan leverancer fra bygherre og dennes rådgivere nogle gange blive flere måneder forsinket. Det kan forsinke planlægningen og forhindre igangsætningen af udarbejdelse af nye forslag til lokalplaner. Forvaltningens erfaring er, at det særligt kan være tilfældet ved små og ikke professionelle udviklere. Disse lokalplanprocesser kan strække sig over flere år. I sådanne situationer kan det være vanskeligt at frigive ressourcerne til andre planopgaver, da der er en forventning hos udvikleren om, at der fortsat arbejdes med den aktuelle planlægning, når udvikleren igen er klar med nyt materiale.

Forvaltningen anbefaler derfor, at forvaltningen får lov at orientere bygherre om, at den aktuelle planlægning sættes i bero, og at projektlederen tildeles nye opgaver, hvis ikke forvaltningen modtager det aftalte og fyldestgørende materiale inden for en aftalt tidsfrist på tre måneder. Dette vil være en del af forventningsafstemningen i den indledende fase af lokalplanlægningen, og forvaltningen vil ligeledes have dialogen med bygherren om det i forbindelse med at sagen sættes i bero. I forbindelse med forventningsafstemningen laves der også en tidsplan sammen med den eksterne part.

Brug af konsulenter til lokalplanlægning 

Brug af bygherrebistand til udarbejdelse af lokalplaner er reguleret af Planloven. Randers Kommune har, ligesom de fleste af landets øvrige kommuner, praksis for at bygherre leverer teknisk bistand til lokalplanarbejdet.

Hvis en ønsket planlægning er lokalplanpligtigt og i overensstemmelse med kommuneplanen, skal byrådet arbejde for at der udarbejdes et forslag til lokalplan snarest muligt (indenfor et år). I disse tilfælde kan byrådet ifølge Planlovens § 13, stk. 3, 2. pkt. forlange, at bygherre yder kommunen teknisk bistand til planens udarbejdelse.

Teknisk bistand omfatter ofte de nødvendige rapporter og vurderinger, som for eksempel vandhåndteringsplaner, servitutredegørelser, støjredegørelser, vurdering af bilag IV-arter, miljørapporter og andre ting afhængig af den konkrete planlægning. Det er desuden materiale som målfast kortmateriale, illustrationsplaner, kortbilag og det kan være tekst til redegørelse og bestemmelser i lokalplanforslaget eller hele lokalplanforslaget. Dette bruges i vid udstrækning allerede i Randers Kommune.

Teknisk bistand kan også ydes ved, at kommunen lader et konsulentfirma yde den tekniske bistand på bygherrens regning.

Det største arbejde i lokalplanprocessen ligger i det indledende arbejde med dialog, afklaring, høring af berørte myndigheder, tilpasning og forhandling, som forvaltningen skal varetage jf. myndighedsopgaven.

Anvendelse af konsulenter til lokalplaner bør ikke ændre på de politisk besluttede principper for prioritering af lokalplaner, netop fordi forvaltningen fortsat vil have et stort ressourceforbrug på opgaven men af servicerings af ekstern part, tilpasning, juridiske processer og kvalitetssikring. Det er særligt kvalitetssikring, tilretning og færdiggørelse af bygherrelokalplanerne, der er ressourcekrævende for både rådgivere, bygherrer og forvaltning.

Hvis udvalget ønsker det, kan forvaltningen igangsætte et par forsøg med repræsentative lokalplaner udarbejdet af konsulenter, og så kan forvaltningen vende tilbage med en evaluering på et senere tidspunkt, når de er færdig behandlet. I den forbindelse anbefaler forvaltningen at der afholdes et møde med en række rådgivere om denne model, for at få input til hvad der kunne være vigtig for forvaltningen at bringe med ind i et eventuelt samarbejde.

Det er vigtigt, at det er rådgivere som har erfaring med lokalplanarbejde, da det er en myndighedsopgave, der sendes ud af huset, hvor der er en lang række procestrin ift. mange lovområder bl.a. Planlov, Naturbeskyttelseslov, Miljøbeskyttelseslov og Miljøvurderingsloven m.fl., som mange rådgivere ikke nødvendigvis kender til.

Forvaltningens ressourcer til kommune- og lokalplanlægning

Hvis der tilføres flere ressourcer til afdelingen, vil det betyde, at der kan gennemføres flere lokalplaner samtidig og sammen med andre initiativer kan det gøres hurtigere.
Forvaltningens planlæggere bruger derudover en stor del af deres tid på borgerforespørgsler, sags- og aktindsigter og politikerbetjening samspil med andre sektioner og forvaltninger i kommunen om f.eks. Fremtidens Randers, nye byggeprojekter for andre fagforvaltninger, fælles koordinering af områder til offentlige formål og mange andre projekter. Derudover flyttes der ressourcer fra lokalplanlægningen til kommuneplanlægningen med den rullende kommuneplanlægning.

En lokalplan og et kommuneplantillæg har en varierende grad af kompleksitet, der f.eks. kræver miljøvurdering, har særlige bindinger ift. anden lovgivning eller som kræver leverancer og redegørelser. Det er forskelligt fra projekt til projekt, hvor lang tid det tager at udarbejde og vedtage en lokalplan. Sagsbehandlingstiden afhænger bl.a. af planlægningens omfang og indhold, borgerinddragelsen, behovet for miljøvurdering og miljøkonsekvensvurdering, at bygherre leverer fyldestgørende projektmateriale til den aftalte tid, dialog om evt. tilpasninger, den politiske behandling og planlovens høringsperioder.

Sagsbehandlingstiden efter politisk igangsætning og efterfølgende konkretisering og tilretning af projektet er for mindre komplicerede lokalplaner uden kommuneplantillæg ca. 9-12 måneder. For mere komplicerede lokalplaner med mindre kommuneplantillæg ca. 12-18 måneder. Og for de mest komplicerede lokalplaner og kommuneplantillæg ca. 18-36 måneder.

Én medarbejder i forvaltningen er typisk projektleder for 2-3 lokalplaner ad gangen eller 1 større tematillæg til kommuneplanen. Derudover har alle en række mindre løbende opgaver og forespørgsler. I Planafdelingen er der p.t. 14 medarbejdere, der helt eller delvist arbejder med kommune- og lokalplanlægning.

Hvis der blev tilført flere ressourcer til afdelingen, så vil der være mulighed for at udvide af antallet af planlæggere eller andre nødvendige ressourcer til lokalplanarbejdet f.eks. i natur og miljø eller veje og trafik. Dette vil nok ikke have den store indflydelse på hastigheden, hvormed lokalplanerne produceres, men mere på antallet af planer, der kan udarbejdes. I forhold til hastigheden skal der fokuseres på de politiske og de administrative initiativer. Forvaltningen kan desuden oplyse, at Plan, By og Natur siden 2022 har haft en midlertidig bevilling på 3,3 mio. kr. til plan- og byggesagsbehandling, disse midler udløber i 2027. Hvorefter Plan, By og Natur skal være ca. 7 medarbejdere færre end i dag til at understøtte planlægning og byggesagsbehandling. En midlertidig bevilling gør det desuden vanskeligt at ansætte nye erfarne medarbejdere til f.eks. kommune- og lokalplanlægning og skaber usikkerhed om fastholdelsesmuligheder.

Forvaltningen kan i øvrigt orientere om, at et af de tiltag til effektivisering af lokalplanlægning, som blev besluttet af byrådet på mødet den 25. november 2023, omhandlende forvaltningens mandat til at afvise anmodninger om lokalplanlægning, som ikke overholder kommuneplanen, eller hvor der allerede er lokalplanlagt, forsøges forvaltet bedst muligt. Dette sker bl.a. med henvisning til, at anmodninger, som strider mod kommuneplanen, afvises, og at det i stedet kan blive behandlet i forbindelse med tematillæg til kommuneplanen for by og landsbyudvikling.

Opsamling på hvilke initiativer udvalget kan drøfte at indføre

Udvalget kan drøfte, hvilke initiativer man politisk ønsker at igangsætte. Herunder er de i sagsfremstillingen beskrevne initiativer listet op:

1. At lokalplanlægning kan igangsættes uden en politisk igangsætningssag, hvis den er i overensstemmelse med gældende kommuneplan
2. At lokalplanlægning, som følger af byrådets øvrige beslutninger, kan igangsættes uden en politisk igangsætningssag

3. At der udarbejdes en særskilt sag til udvalget om behovet for startredegørelse og indholdet af denne eller anden information ved igangsætning eller behandling af planforslag
4. At udvalget beslutter, om man fortsat ønsker fordebat på større principielle plansager som f.eks. sager om større forsyningsanlæg og tekniske anlæg, Flodbyprojekterne og større omdannelsesområder i den eksisterende by
5. At der kan differentieres mellem omfanget af indholdet i lokalplanerne, så mindre komplekse planer eller planer med mindre omfang fremover ikke får samme indholdsmæssige omfang som i dag
6. At planlægningen for lokalplaner kan sættes i bero, hvis aftaler om bygherreleverancer ikke efterleves og overskrider tre måneder.
7. At behandling af forslag til hhv. lokalplaner og tillæg til kommuneplanen, der omhandler kommunale projekter, uddelegeres til erhvervs- og planudvalget, hvis byrådet har godkendt projektet i anden sammenhæng
8. At behandling af endelig vedtagelse af hhv. lokalplaner og tillæg til kommuneplanen, der omhandler kommunale projekter, uddelegeres til erhvervs- og planudvalget, hvis byrådet har godkendt projektet i anden sammenhæng
9. At forslag til lokalplaner og forslag til kommuneplantillæg, som ikke er af principiel karakter, kan offentliggøres endeligt af forvaltningen uden politisk beslutning, hvis der ikke er kommet konkrete indsigelser til planlægningen ifm. den offentlige høring.
10. At der laves et forsøg med at rådgivere udarbejder et par repræsentative lokalplaner, og udvalget efterfølgende bliver forelagt en evalueringssag.
11. At forvaltningen fortsætter arbejdet med at løbende at effektivisere arbejdsgangene i forvaltningen.