Beslutning

Byrådet vedtog i januar 2026 budgetprocessen for 2027-34 og anmodede samtidig om at der fremlægges en sag for Økonomiudvalget om eventuel udarbejdelse af et selvstændigt større beredskabskatalog med økonomiske handlemuligheder. I denne sag skal Økonomiudvalget og byrådet igangsætte udarbejdelsen af et økonomisk beredskabskatalog.

Supplerende tema i forbindelse med byrådets behandling af sagen den 16. marts 2026

På baggrund af protokollen fra Økonomiudvalget den 17. marts 2026 præciseres det, at beredskabskataloget omhandler servicereduktioner (begrebet ”råderumsforslag” er misvisende og udgår).

Byrådet har kompetence til at træffe beslutning i sagen.

Baggrund og formål

Formålet med et økonomiske beredskabskatalog er at sikre, at byrådet har et tilstrækkeligt beslutningsgrundlag, ved uforudsete økonomiske udfordringer. Budgetprocessen kan rumme almindelige afvigelser i økonomien på forskellige fagområder, men erfaringen fra de senere år, at særligt udefra kommende ændringer i økonomien har været så store, at der er behov for at have et større beredskab af besparelsesmuligheder end hidtil. Et økonomisk beredskabskatalog skal skal styrke kommunens evne til hurtigt og kvalificeret at håndtere uforudsete økonomiske udfordringer.

Formålet med et økonomisk beredskabskatalog er, at:

• give et samlet og overskueligt overblik over økonomiske handlemuligheder på tværs af alle kommunens fagområder
• afdække og beskrive økonomisk potentiale, konsekvenser, tidshorisont, forudsætninger og risici ved handlemulighederne
• sikre grundlag for hurtigere og mere oplyste beslutninger, hvis økonomiske forudsætninger ændrer sig.

Et økonomisk beredskabskatalog er ikke et forslag til hvad der bør gennemføres eller hvad nogen foreslår at gennemføre, men alene et overblik over hvad der findes af handlemuligheder hvis det er nødvendigt at spare flere penge end den almindelige budgetproces kan rumme. Det er således at katalog som byrådet kan vælge at aktivere efter behov og anvendes som fagligt grundlag for politiske drøftelser.

Projektplan, organisering og politisk forankring

Arbejdet med beredskabskataloget baseres på en systematisk og ensartet metode, der kan anvendes på tværs af kommunens fagområder. Et eksternt konsulenthus med erfaring med lignende projekter fra andre kommuner skal bistå arbejdet.

Forvaltningen foreslår at arbejdet med det økonomiske beredskabskatalog tilrettelægges i tre faser, som tilsammen skal sikre et solidt, gennemsigtigt og politisk anvendeligt beslutningsgrundlag. De tre faser følger en logisk bevægelse fra metode og koncept, over analyse og beregninger, til politisk behandling og høring frem mod budget 2028.

Fase 1 etablerer det fælles metodiske grundlag og skaber et overblik over mulige økonomiske potentialer.

Fase 2 omsætter dette overblik til konkrete analyser og forslag, hvor ekstern konsulent og Forvaltningen udfører hver deres del.

Fase 3 består af den politiske behandling og høringsproces, hvor kataloget kvalificeres og anvendes som en del af budgetforberedelsen frem mod budget 2028-35. I det efterfølgende redegøres for aktiviteterne i de tre faser.

Økonomiudvalget involveres ved de tre politiske knudepunkter i processen:

• November 2026: forelæggelse af metode og screening fra fase 1 som politisk retning.
• Primo 2027: forelæggelse af hovedresultater og udkast til katalog fra fase 2 som fagligt grundlag.
• Maj/juni 2027: færdigt katalog med forslag til høringsproces og efterfølgende politisk behandling frem mod budget 2028.

Uddybning af fremgangsmåden

Fase 1: Konceptudvikling og screening

I fase 1 etableres et fælles analysemæssigt grundlag. Formålet er at sikre, at vurderinger af økonomisk potentiale, tidshorisont, risici og konsekvenser sker efter samme principper. Denne metode skal være udviklet, før kortlægningen af muligheder kan gennemføres. Metoden skal tydeliggøre forskellen mellem tiltag, der kan implementeres hurtigt, og tiltag der kræver længere politiske processer eller større strukturelle ændringer.

Arbejdet omfatter blandt andet projektopstart, udarbejdelse af metode og vurderingskriterier samt en screening af råderumspotentialer på tværs af budgetområderne.

Resultatet af fase 1 forelægges Økonomiudvalget i november 2026 og indeholder:

• et fælles metodisk framework for råderumsarbejdet frem mod budget 2028
• en screening af råderumspotentialer, herunder forslag til hvilke analyser der gennemføres af ekstern konsulent, og hvilke der varetages af Forvaltningen

Fase 2: Analyse og beregning af råderumsforslag

I fase 2 omsættes kortlægningen til et egentligt økonomisk beredskabskatalog. Arbejdet består af to dele:

Den eksterne del omfatter de tekniske og metodebårne analyser, hvor konsulenten gennemfører systematiske vurderinger af de identificerede handlemuligheder og sikrer ensartet analyse af økonomisk potentiale, tidsperspektiv, risici og implementeringsforudsætninger. Konsulenten udvikler desuden en vurderingsramme, som gør det muligt at sammenligne forslagene på tværs af fagområder.

Den interne del, som varetages af Forvaltningen, består i at kvalificere beskrivelserne, uddybe service- og driftsmæssige konsekvenser samt sikre, at analyserne afspejler lokale forhold, lovgivningsmæssige bindinger og kommunens organisering. Denne del sikrer, at materialet bliver relevant og anvendeligt i Allerød Kommunes kontekst.

Fase 2 forelægges Økonomiudvalget primo 2027 i form af et samlet beredskabskatalog, hvor analyser og faglige vurderinger præsenteres integreret som et politisk beslutningsgrundlag. Kataloget giver Byrådet mulighed for hurtigt at danne sig overblik over økonomiske effekter, gennemførlighed og konsekvenser.

Fase 3: Politisk behandling og høringsproces

Fase 3 markerer overgangen til den politiske behandling. Når kataloget er færdiggjort i maj/juni 2027, forelægges det for fagudvalg og Økonomiudvalget som grundlag for den videre prioritering frem mod budget 2028-35.

Formålet med fasen er at give Byrådet et samlet og gennemarbejdet beslutningsgrundlag og at sikre, at eventuelle tiltag kan vurderes i forhold til deres langsigtede betydning og konsekvenser.

Herefter anbefales det at gennemføre en høringsproces, hvor relevante aktører, herunder borgere, MED-systemet, bestyrelser og råd, kan bidrage med bemærkninger til kataloget. Høringen skal sikre gennemsigtighed og understøtte en bred faglig og organisatorisk forankring.

Fase 3 afsluttes med, at Økonomiudvalget i august 2027 drøfter den endelige anvendelse af beredskabskataloget som en del af budgetforhandlingerne.

Risici og forudsætninger

Arbejdet forudsætter rettidig adgang til data og aktive bidrag fra fagområderne. Der er en risiko for tidsforskydning, hvis datagrundlag eller interne ressourcer ikke er tilstrækkelige. Der er også en metodisk risiko for, at økonomiske potentialer overvurderes, hvis forudsætningerne ikke kvalitetssikres tilstrækkeligt. Forvaltningen imødegår dette gennem en tydelig metodebeskrivelse, fælles antagelser, løbende kvalitetssikring og tidlig ledelsesforankring. Der er indlagt luft til at kunne håndtere dette i ovenstående tidsplan, og hvis tidsplanen mod forventning bliver påvirket, vil Forvaltningen straks orientere Økonomiudvalget med forslag til justeringer.

Forvaltningen foreslår, at Økonomiudvalget godkender:

• At projektet igangsættes, og at der indgås aftale med ekstern konsulent til at varetage projektets leverancer i samarbejde med Forvaltningen. Udgiften på 700.000 kr. finansieres af effektiviseringspuljen.
• At der sker afrapportering til Økonomiudvalget ved afslutningen af hver af de tre faser, dvs. i november 2026, primo 2027 og maj/juni 2027.
• At det økonomiske beredskabskatalog forelægges for fagudvalgene i maj/juni 2027 og herefter sendes i høring.
• At Økonomiudvalget i august 2027 drøfter den endelige anvendelse af beredskabskataloget som en del af budgetforhandlingerne.

Den foreslåede proces for udarbejdelse af et økonomisk beredskabskatalog indebærer udgifter til ekstern konsulentbistand samt et betydeligt ressourcetræk i Forvaltningen. De samlede udgifter vurderes at udgøre ca. 700.000 kr.

Finansiering kan ske inden for effektiviseringspuljen, hvilket dog vil reducere Byrådets råderum til at igangsætte nye investeringscases uden, at dette medfører et træk på kassebeholdningen.

Den foreslåede tidsplan indebærer, at det økonomiske beredskabskatalog sendes i høring i juni 2028.