Beslutning

Byrådet skal tage stilling til indholdet i fase 1 af anlægsprojektet (Multihallen og Lysningen), samt opstart af kvalificeringen af de efterfølgende faser 2 og 3, frem mod samling af Lillevang Skole på Afdeling Skovvang.

Byrådet har kompetencen til at træffe beslutning i sagen.

Baggrund

Efter en længere inddragende proces med medarbejdere, elever og skolebestyrelse på Lillevang Skole, fremlagde konsulenthuset Autens i 2023 ”Helhedsplan for Lillevang skole – undersøgelse af muligheder for sammenlægning”. Helhedsplanen fremlagde en række versioner for en sammenlagt skole, hvoraf det mest omfattende ”version 3 – helhedsplan” har dannet grundlag for det efterfølgende arbejde, hvor skolens to matrikler samles på Skovvang skolens matrikel og bl.a. faglokaler opgraderes. Autens helhedsplan er vedlagt som bilag 1. Byrådet besluttede i juni 2023 at arbejde for at samlede Lillevang Skole på Skovvangmatriklen.

Ved byrådets beslutning den 25. januar 2024 blev det yderligere præciseret, at første fase skulle tage afsæt i Helhedsplanen fra Autens med de justeringer, som Mangor & Nagel har udarbejdet.

Byrådet besluttede samtidig, at planlægningen af de efterfølgende faser skulle igangsættes i 2026, hvor der afsættes 1 mio. kr. til opstart. Byrådet besluttede desuden, at der primo 2026 skal fremlægges en sag med forslag til processen for de næste faser, herunder hvordan de bygningsmæssige løsninger bedst understøtter skolens pædagogiske udvikling samt eventuelle behov for yderligere faseopdeling.

Om- og tilbygning af Skovvang, som skal muliggøre en sammenlægning, er inddelt i tre faser:

Fase 1: Multihallen herunder basislokaler, enkelte faglokaler m.v. samt evt. Lysningen.

Fase 2+3: Hovedbygningen herunder basis- -og faglokaler, centerklasser samt en række fælles funktioner.

Der blev i alt afsat 253,3 mio. kr. (2024-priser) i perioden 2025 til 2031 til at gennemføre sammenlægningen.

I denne sag skal byrådet godkende indholdet af fase 1 Multihallen og Lysningen, så de næste skridt med udarbejdelse og efterfølgende godkendelse af byggeprogram for fase 1 kan igangsættes. Samtidig anmodes byrådet om at godkende opstart af kvalificeringen af de efterfølgende faser 2 og 3. Endeligt skal anlægsbevillingen i 2026 til fase 1 frigives og der foretages en omdisponering af rådighedsbeløbene i 2029.

Fase 1: Multihallen og Lysningen

En arbejdsgruppe på tværs af skoleledelsen og forvaltningen, har bearbejdet det eksisterende materiale fra 2023, herunder Autens Helhedsplan for Lillevang skole samt Mangor & Nagels byggetekniske vurdering af helhedsplanen. Arbejdsgruppen har afdækket det fremadrettede funktions- og kapacitetsbehov set i lyset af Lillevang skoles udmøntning af ”Aftalen om folkeskolens kvalitetsprogram” fra 2024, herunder udvikling mod mere praksisfaglighed og ny timetalsfordeling, som medfører et anderledes træk på faglokaler.

Multihallen og Lysningens funktioner

Helhedsplanen beskriver multihallen som en central funktion, der skal imødekomme skolens behov for idræt, håndværk og design, større fællesarrangementer samt – i sammenhæng med Lysningen – SFO-aktiviteter. Sekundært fremhæves muligheden for, at fritidsforeninger også kan anvende samme faciliteter og opnå høj brugsintensitet.

Multihallen skal imødekomme skolens behov for et læringsmiljø til dele af skolens undervisning i praktisk/musiske fag samt understøtte SFO’ens værkstedspædagogiske tilgang.  Multihallen er tænkt som et fleksibelt miljø, hvor lokalerne anvendes til undervisning i de praktisk-musiske fag om formiddagen, SFO om eftermiddagen og fritidsaktiviteter om aftenen, hvilket giver høj brugsintensitet og mulighed for bred anvendelse.

Et bærende princip i helhedsplanen er at øge udnyttelsen af Lysningen, der i dag huser børnehaveklasserne om formiddagen og SFO for 0.–2. klasse om eftermiddagen (SFO for 3. klasserne er i hovedbygningen, ”Hulen”). Fremadrettet placeres 1. klasse og en special-/modtageklasse i Lysningen, hvilket styrker kontinuiteten for børnene og skaber en tættere kobling mellem undervisning og SFO.

Kapacitetsbehov

Arbejdsgruppen har genvurderet kapacitetsbehovet for både multihallen og Lysningen med afsæt i beslutningen om, at Lillevang Skole skal kunne rumme 3,5 spor samt i alt 10 specialklasser, herunder modtageklasser, gruppeordning og centerklasser. Desuden er der taget afsæt i Helhedsplanens beskrivelse af, at Lillevang skoles SFO skal samles i Lysningen og multihallen, der således skal kunne huse hele SFO-kapaciteten.

Faglokaler

Beregningen af faglokalebehov tager udgangspunkt i Børne- og Undervisningsministeriets vejledende timetal for 2029/30, Lillevang skoles nuværende afvigelser fra ministeriet vejledende timetal, samt Lillevangs seneste tendenser ift. oprettelse af praktisk/musiske valgfag og lokale valgfag.

Arbejdsgruppens samlede vurdering

Det vurderes samlet, at helhedsplanens kapacitetsforudsætninger fortsat er dækkende. Multihallen skal kunne rumme idræt, teater (valgfag), musik, billedkunst samt håndværk og design som supplement til den faglokalekapacitet, der etableres i hovedbygningen i de senere faser. Der planlægges ikke med særskilte faglokaler til alle fagtimer; flere af faciliteterne i multihallen skal derfor kunne anvendes fleksibelt på tværs af fag. Det er samtidig en forudsætning, at skolen fortsat kan benytte Lillerødhallerne, for at den samlede kapacitet til idrætsundervisning kan opretholdes.

Med denne forudsætning vurderer arbejdsgruppen, at kapacitetsbehovet for fase 1 – herunder multisal, multiværksted, bevægelsessal og toiletter – kan imødekommes. Skolebestyrelsen har været løbende inddraget og orienteret, senest på et møde i december 2025, og tilkendegiver opbakning til arbejdet. Derudover er det forventede fritidsbrug afdækket, herunder de foreninger, der aktuelt benytter faciliteter på Lillevangs afdeling Skovvang.

Ekstern kvalificering af fase 1: Multihallen og Lysningen

For at få supplerende kvalificering af projektet i forhold til ny lovgivning på både skole- og bygningsområdet samt en vurdering af nutidigt prisniveau, har det rådgivende arkitektfirma Rum gennemgået projektgrundlaget til fase 1, herunder:

1)      kvalificeret funktions- og arealbehov

2)      vurderet vej- og parkeringsforhold

3)      estimeret en tidssvarende anlægspris

4)      identificeret overordnede bindinger ift. projektets næste faser.

Det vurderes samlet set som en fordel, at både multihallen og Lysningen indgår i etape 1, så der etableres et sammenhængende miljø, hvor funktionerne i de to bygninger understøtter hinanden. Der peges på, at ombygningen af Lysningen med fordel kan begrænses, mens de nødvendige funktioner i stedet realiseres i multihallen, da dette samlet set vil være en mere omkostningseffektiv løsning.

Der arbejdes med to modeller: én model, hvor multihallen opføres sammen med de tilhørende parkeringsfaciliteter, og en udvidet model, der derudover omfatter en tilpasning af Lysningen til en bredere anvendelse samt etablering af udemiljøer ved Lysningen og multihallen.

Kvalificering af Multihallen og Lysningens funktioner

På baggrund af arbejdsgruppens beregninger er det vurderet, om multihallen og Lysningens funktioner er tilstrækkelige, samt hvilket nettoarealbehov multihallen med supplerende funktioner forudsætter. Det anbefales at følgende funktioner placeres i Lysningen:

• 7 basislokaler og hjemområder (BHK.-1.klasse)
• Basislokale til specialklasse
• Garderober til 8 klasser (BHK.-1. klasse + specialklasse)
• Toiletfaciliteter svarende til ca. 1 toilet pr. klasse (6 i alt)
• Grupperum eller mindre læringsmiljøer /fællesarealer til SFO
• 2 SFO-lokaler/Mini-SFO-lokaler
• Personalefaciliteter til BHK.-1. årgang samt SFO (Herunder forberedelseslokale, pauserum, toiletter, garderobe og mødefaciliteter)

Der peges på at behovet for ”Grupperum eller mindre læringsmiljøer”, ”personalefaciliteter” og garderober kræver at Lysningen tilpasses med let ombygning og inventar. Det vurderes desuden hensigtsmæssigt at placere nye funktioner og kapacitetsudvidelser, der ville kræve tung ombygning i tilknytning til multihallen frem for i Lysningen. Det anbefales derfor at følgende funktioner placeres i tilknytning til multihallen:

• Faciliteter til SFO/mini-SFO
• Garderobeplads til 7 klasser (for 2.-3 klasse i SFO-tid)
• Toiletfaciliteter
• Personalefaciliteter, der ikke kan rummes i Lysningen

Det giver følgende samlede behov i multihallen:

• Idrætssal, der kan opdeles
• Scene/musik/bevægelsessal
• Multiværksted/billedkunst/ håndværk og design. Lokalet skal også fungere som værksted til SFO-brug og kunne rumme 2 mini-SFO-klasser.
• Møde- og samtalerum
• Omklædning og depoter
• Toiletter (12 stk.), personaletoiletter og handicaptoilet
• Fællesareal/ophold med thekøkken, nicher og legemiljø
• Ankomstområder for hhv. fritid og SFO/forbindelsesled til Lysning
• Garderobe til SFO (2. og 3. klasser)
• Teknik og rengøringsrum

Der vurderes samlet set et lidt større arealbehov (målt i brutto m2) end angivet i Helhedsplanen. Endelig arealdisponering sker som del af byggeprogrammet.

Fase 1 - Udvidet Model

Den udvidede model indbefatter ud over funktionerne herover en tilpasning af Lysningen til udvidet anvendelse samt opdatering af udemiljøer. I Lysningen foreslås det fælles læringsmiljø opgraderet, så det i højere grad målrettes den udvidede børne- og aldersgruppe og skaber flere deltagelsesmuligheder. Desuden foreslås det at opgradere udemiljøet, så det ligeledes målrettes den udvidede børne- og aldersgruppe og kan supplere multihallens indendørs idrætsfaciliteter i undervisningssammenhæng.

Parkering og vejforhold

Tilføjelsen af Multihallen gør det nødvendigt at genvurdere de trafikale forhold omkring skolen, herunder parkering samt vej- og stiforbindelser. I den videre bearbejdning af projektet vil der være særligt fokus på sikker færdsel mellem skolens områder og bygninger. Det omfatter bl.a. en forbedret forbindelse mellem Lysningen, Multihallen og resten af skolen, adgangsforhold for elever med særlige behov, håndtering af varelevering og anden tung trafik samt forhold for brand og redning.

Der blev i 2019 udarbejdet en trafikanalyse, som allerede dengang pegede på udfordringer ved vejen Poppelgården, der gennemskærer skolens område. Skolevejsundersøgelsen fra 2024 har yderligere udpeget steder, hvor elever føler sig utrygge. Med opførelsen af Multihallen og de ændrede forhold er der behov for en opdateret analyse. Samtidig vil ønsket om en tydelig hovedindgang og ankomst for skolen blive inddraget.

Udgiften til analysen forventes at kunne indeholdes i den samlede projektøkonomi.

Fritidsbrugere

Fase 1 vil ikke have konsekvenser for fritidsbrugerne, da de nuværende fritidsfaciliteter ikke berøres. Fritidsbrugerne vil dog blive påvirket i fase 2 og 3. For det første indgår det i helhedsplanen fra Autens, at de to gymnastiksale på Skovvang nedlægges og konverteres til undervisningslokaler. For det andet er det for nuværende uafklaret, hvor fritidsbrugerne af de to gymnastiksale på Lillerød skole skal være på længere sigt. I fase 2 og 3 vil der derfor være behov for nøje planlægning af behovet for genhusning under flytningerne. Tilsvarende vil tidsfordeling og depotkapacitet i den nye multisal være vigtig for fritidsbrugerne. Størrelsen på multisalen forventes endeligt besluttet i forbindelse med udarbejdelse af byggeprogram.

Opmærksomhedspunkter i den videre proces

Under arbejdet med kvalificering af fase 1, er der kommet fokus på nogle områder der både skal håndteres under udarbejdelsen af fase 1 og når fase 2+3 skal defineres. Det gælder bl.a.:

• Opdaterede kapacitetsbehov for skolen og fritidsbrugerne
• Sikring en tryg hverdag for elever og medarbejdere i bygge- og sammenlægningsperioden de kommende 6-8 år, som om- og tilbygningen forventes at vare med den nuværende finansieringsprofil og faseopdeling
• Ændringer i anvisninger og lovgivning, herunder fx væsentligt ændrede krav til bygningens miljøpåvirkning.

Økonomi

I budget 2026-33 er der afsat et rådighedsbeløb i årene i 2026-28 på i alt 72,7 mio. kr. til Multihallen (fase 1).

Den samlede udgift for opførelse af Multihallen og ombygning af Lysningen vurderes - efter Rums kvalificering af fase 1 - til 95,7 mio. kr.

Derudover forventes et honorar på 0,5 mio. kr. ekskl. moms til planlægning og definition af indholdet i fase 2 og fase 3.

Samlet kræver projektet - inkl. Multihallen, Lysningen og planlægning af kommende faser - en forøgelse af anlægsbevillingen til fase 1 på 23,5 mio. kr.

Hovedparten af merudgiften til fase 1 skyldes, at elementer fra fase 2 og fase 3 foreslås fremrykket til fase 1, mens resten skyldes at byggepriserne er steget. Der er i sagens natur usikkerhed forbundet med prissætningen, da der ikke er gennemført udbud mv. endnu.

Det samlede anlægsbudget til projektet (fase 1-3 samlet) udgør 260 mio. kr. i 2026-priser.

Tidsplan og det videre arbejde

Tidligere politiske beslutninger lagde op til, at Multihallen (fase 1) kunne færdiggøres i 2028. På grund af de nødvendige processer efter beslutningen om projektets videre forløb vurderes det nu, at Multihallen og ombygningen af Lysningen (fase 1) mere realistisk vil kunne stå klar til skolestart medio 2029. Den endelige tidsplan afhænger dog af projektering og udbud, som kan rykke tidsplanen yderligere.

Det næste konkrete skridt i fase 1, er at gennemføre rådgiverudbud og få udarbejdet et byggeprogram, som konkretiserer de politisk vedtagne rammer og oversætter dem til krav til funktioner, kapacitet, indretning, økonomi og tidsplan. Der kan i udarbejdelse af byggeprogrammet ske mindre justeringer. Byggeprogrammet udgør grundlaget for det efterfølgende entreprenørudbud. Udbuddet af fase 1 forventes gennemført som totalentreprise. Resultatet forelægges byrådet med henblik på beslutning af valg af tilbudsgiver og indgåelse af kontrakt, som formelt igangsætter den projekterings- og anlægsfase, der realiserer skolens om- og tilbygning. Arbejdet vil ske i tæt dialog med skolen for at sikre, at de bygningsmæssige løsninger understøtter de didaktiske og pædagogiske mål og den fremtidige drift.

Tidsplanen for de efterfølgende faser 2 og 3 er ikke fastlagt endnu. Igangsættelsen af fase 2 og 3 er planlagt til at ligge i forlængelse af, at fase 1 er afsluttet. Budgettet til fase 2 og 3 ligger i årene 2029-32. Forvaltningen foreslår, at kvalificering af fase 2 og fase 3 igangsættes, inkl. forslag til nærmere opdeling i kommende faser samt prissætning. Da der først i løbet af 2026 skal arbejdes videre en kvalificering af fase 2+3, er det for nuværende ikke muligt at vurdere hvornår sammenlægningen kan være endeligt gennemført.

Forvaltningen forslår at:

1) Det videre arbejde med ”Fase 1 – udvidet model” igangsættes, med henblik på udarbejdelse og efterfølgende godkendelse af byggeprogram.

2) Rådighedsbeløbet til fase 1 inkl. Multihallen, Lysningen og planlægning af kommende faser øges med 23.500.000 kr. i 2029. Der sker en tilsvarende nedskrivning af rådighedsbeløbene til fase 2 + 3 i 2029.

3) Kvalificering af fase 2 og fase 3 igangsættes, inkl. forslag til nærmere opdeling i kommende faser samt prissætning, med henblik på fremlæggelse på kommende møde.

4) Der gives en anlægsbevilling på 5.673.000 kr. i 2026 til Lillevang fase 1 inkl. Multihallen, Lysningen og planlægning. Finansieringen sker af det afsatte rådighedsbeløb.