Roskilde

Beslutning om forpligtende samarbejde om etablering af en fælles it-drift- og serviceorganisation for 16 kommuner i KKR Sjælland

26-003878 -

Prompt resultater

Relevans v1

Relevans

Nej

Bilag

Bilag 1 Inspirationsmateriale fra KL - slidedeck til kommunalbestyrelser vedr. etablering af fælles IT-drift

First-agenda Sagsfremstilling

Beslutning

Godkendt, idet byrådet bemærkede, at der i det videre arbejde med etablering af et it-fællesskab skal – set i lyset af den sikkerhedspolitiske dagsorden – arbejdes hen imod større leverandøruafhængighed med flere, gerne europæiske, leverandører samt prioritering af open source-løsninger og åbne standarder.

Fraværende: Rasmus Jarlov (C), Tina Boel (F)

Stedfortræder: Paul Thalund (C), Susanne Lea Bech (F)

Fremstilling

Resume

Det blev aftalt i økonomiaftalen for 2026 (ØA26), at kommunerne senest den 1. januar 2027 skal etablere 4-5 kommunale it-serviceorganisationer med geografisk udgangspunkt i de fire regioner. Alternativt vil regeringen arbejde for at lovgive om det.

Økonomiudvalget forelægges oplæg til beslutning om, at Roskilde Kommune indgår i samarbejde om etablering en it-serviceorganisation for 16 kommuner i KKR Sjælland.

Indstilling

Forvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget godkender, at Roskilde Kommune indgår i forpligtende samarbejde om etablering af en fælles it-drift- og serviceorganisation for 16 kommuner i KKR Sjælland.

Beslutningskompetence

Byrådet

Sagsfremstilling

Baggrund - Aftale om kommunernes økonomi for 2026 (ØA26)

Regeringen og KL er desuden enige om, at det er ambitionen, at de fælleskommunale enheder frem mod 2030 skal overtage driften af de øvrige dele af kommunernes basis IT (fx brugerstyring, slutbrugerudstyr mv.).

Igangværende initiativer i implementeringen
KL har igangsat en række initiativer for at understøtte implementeringen af de 4-5 kommunale it-serviceorganisationer. Nogle i samarbejde med regeringen. Det nationale arbejde forventes at tilvejebringe væsentlige dele af grundlaget for arbejdet med etablering af en fælles enhed i KKR Sjælland

Samarbejde om en fælles it-drift- og serviceorganisation for 16 kommuner i KKR Sjælland
KKR Sjælland og kommunaldirektørkredsen (K17) har i efteråret/vinteren 2025 fulgt opstart af arbejdet og haft indledende drøftelser om mulighederne for samarbejde mellem kommunerne i KKR Sjælland.

Der er administrativt enighed blandt 16 kommuner (Solrød indgår i andet samarbejde) om, at lægge op til kommunalbestyrelsernes beslutning at forpligte sig til at samarbejde om etablering en fælles it-drift- og serviceorganisation.

Hvis Roskilde Kommune giver tilsagn om at indgå i forpligtende samarbejde om etablering af en fælles it-drift- og serviceorganisation for 16 kommuner i KKR Sjælland vil det indebære en overdragelse af ansvar for nuværende opgaver med den basale it-drift så som servere og netværk mv. I en overgangsperiode til en transitionsorganisation, der skal sikre, at alle funktioner kan videreføres parallelt med, at der etableres en fælles serviceorganisation, som pr. 1. januar 2027 skal overtage funktionerne. Arbejdet bygger i videst muligt omfang på det grundlag, der udvikles i KL/nationalt, men vil skulle tilpasses de forhold, der er i kommunerne.

Kommunalbestyrelserne i de 16 kommuner vil løbende i 2026 få forelagt sager om etablering af fælles it-serviceorganisation. En nærmere vurdering af samlede forventede omkostninger til etableringen af en fælles it-serviceorganisation forventes at kunne forelægges senest i juni 2026.

Beslutningsrækkefølgen frem mod etablering af fælles it-drift og serviceorganisation forventes i 2026 at blive sådan, at kommunalbestyrelserne i de 16 kommuner forelægges sager:

Marts/april 2026 – tilslutning til forpligtende samarbejde mellem de 16 kommuner (denne sag)
Juni 2026 – godkendelse af selskabs-/organisationsmodel
Ultimo 2026 – godkendelse af formalisering af fælles selskab (stiftelsesdokumenter m.v.)

Alternativet til at Roskilde Kommune indgår i samarbejdet om etablering af en it-serviceorganisation for 16 kommuner i KKR Sjælland er, at Roskilde Kommune deltager i et samarbejde med andre kommuner i region Øst. Der er imidlertid endnu ingen fælles organisering om etableringen af en it-serviceorganisation for disse kommuner. Forvaltningen vil løbende følge udviklingen.

Økonomi

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser i 2026.

Udgifterne til det fælles arbejde vil som udgangspunkt skulle stilles til rådighed af de enkelte kommuner. Dog er det vurderingen at der også er behov for at indkøbe konsulentbistand i processen, ligesom der afsættes midler til fælles tværgående projektledelse. Der forventes udgifter på ca. 2 mio. kr. på tværs af kommunerne svarende til en udgift i Roskilde kommune på ca. 220 kr. i 2026. Udgifterne afholdes indenfor Økonomiudvalgets ramme.

Udover udgifterne til afdækning og evt. stiftelse af selskabet er det KLs vurdering, at der de kommende år vil være merudgifter forbundet med oprettelse af et fælles IT-serviceorganisation. Dette kan skyldes behovet for parallel drift af eksisterende og nye systemer for at sikre kontinuitet. Ligeledes kan genforhandling eller opsigelse af kontrakter medføre merudgifter. Slutteligt er det vurderingen, at der vil skulle anvendes øgede ressourcer til cybersikkerhed m.v. , da kommunen forventeligt skal opgradere eget sikkerhedsniveau. Omvendt er det forventningen at organisationen på længere sigt vil kunne opnå stordriftsfordele. Om disse vil kunne frigives til kommunal prioritering eller vil skulle geninvesteres, vil skulle afklares.

Sagens forløb

18/03/2026 Økonomiudvalget

Anbefales.

Fraværende: Merete Dea Larsen (O), Jette Tjørnelund (V), Jeppe Trolle (B)

Stedfortræder: Bent Jørgensen (V)

Afbud: Merete Dea Larsen, Jette Tjørnelund

Er du enig eller uenig?

22 items

Lydfiler null
Ressourcer null
Felter 1 items
1. 6 items
  - Navn ""
  - Html "<div><div id='sagsfremstillingContainer'> <div><h3>Beslutning</h3> <span><p class="xsltFirstParagraph">Godkendt, idet byrådet bemærkede, at der i det videre arbejde med etablering af et it-fællesskab skal – set i lyset af den sikkerhedspolitiske dagsorden – arbejdes hen imod større leverandøruafhængighed med flere, gerne europæiske, leverandører samt prioritering af open source-løsninger og åbne standarder.</p> <p> </p> <p>Fraværende: Rasmus Jarlov (C), Tina Boel (F)</p> <p>Stedfortræder: Paul Thalund (C), Susanne Lea Bech (F)</p> <br><br></span> </div> <h3>Fremstilling</h3> <span class='ukendt'><div> <h2><strong>Resume</strong></h2> <p>Det blev aftalt i økonomiaftalen for 2026 (ØA26), at kommunerne senest den 1. januar 2027 skal etablere 4-5 kommunale it-serviceorganisationer med geografisk udgangspunkt i de fire regioner. Alternativt vil regeringen arbejde for at lovgive om det.</p> <p>Økonomiudvalget forelægges oplæg til beslutning om, at Roskilde Kommune indgår i samarbejde om etablering en it-serviceorganisation for 16 kommuner i KKR Sjælland.</p> <h2><strong>Indstilling</strong></h2> <p>Forvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget godkender, at Roskilde Kommune indgår i forpligtende samarbejde om etablering af en fælles it-drift- og serviceorganisation for 16 kommuner i KKR Sjælland.</p> <h2><strong>Beslutningskompetence</strong></h2> <p>Byrådet</p> <h2><strong>Sagsfremstilling</strong></h2> <p><em>Baggrund -</em> <em>Aftale om kommunernes økonomi for 2026 (ØA26)</em></p> <p>Regeringen og KL er desuden enige om, at det er ambitionen, at de fælleskommunale enheder frem mod 2030 skal overtage driften af de øvrige dele af kommunernes basis IT (fx brugerstyring, slutbrugerudstyr mv.).</p> <p><em>Igangværende initiativer i implementeringen<br> </em>KL har igangsat en række initiativer for at understøtte implementeringen af de 4-5 kommunale it-serviceorganisationer. Nogle i samarbejde med regeringen. Det nationale arbejde forventes at tilvejebringe væsentlige dele af grundlaget for arbejdet med etablering af en fælles enhed i KKR Sjælland</p> <p><em>Samarbejde om en fælles it-drift- og serviceorganisation for 16 kommuner i KKR Sjælland<br> </em>KKR Sjælland og kommunaldirektørkredsen (K17) har i efteråret/vinteren 2025 fulgt opstart af arbejdet og haft indledende drøftelser om mulighederne for samarbejde mellem kommunerne i KKR Sjælland.</p> <p>Der er administrativt enighed blandt 16 kommuner (Solrød indgår i andet samarbejde) om, at lægge op til kommunalbestyrelsernes beslutning at forpligte sig til at samarbejde om etablering en fælles it-drift- og serviceorganisation.</p> <p>Hvis Roskilde Kommune giver tilsagn om at indgå i forpligtende samarbejde om etablering af en fælles it-drift- og serviceorganisation for 16 kommuner i KKR Sjælland vil det indebære en overdragelse af ansvar for nuværende opgaver med den basale it-drift så som servere og netværk mv. I en overgangsperiode til en transitionsorganisation, der skal sikre, at alle funktioner kan videreføres parallelt med, at der etableres en fælles serviceorganisation, som pr. 1. januar 2027 skal overtage funktionerne. Arbejdet bygger i videst muligt omfang på det grundlag, der udvikles i KL/nationalt, men vil skulle tilpasses de forhold, der er i kommunerne.</p> <p>Kommunalbestyrelserne i de 16 kommuner vil løbende i 2026 få forelagt sager om etablering af fælles it-serviceorganisation. En nærmere vurdering af samlede forventede omkostninger til etableringen af en fælles it-serviceorganisation forventes at kunne forelægges senest i juni 2026.</p> <p>Beslutningsrækkefølgen frem mod etablering af fælles it-drift og serviceorganisation forventes i 2026 at blive sådan, at kommunalbestyrelserne i de 16 kommuner forelægges sager:</p> <ol> <li><span>Marts/april 2026</span> – tilslutning til forpligtende samarbejde mellem de 16 kommuner (denne sag)</li> <li><span>Juni 2026</span> – godkendelse af selskabs-/organisationsmodel</li> <li><span>Ultimo 2026</span> – godkendelse af formalisering af fælles selskab (stiftelsesdokumenter m.v.)</li> </ol> <p>Alternativet til at Roskilde Kommune indgår i samarbejdet om etablering af en it-serviceorganisation for 16 kommuner i KKR Sjælland er, at Roskilde Kommune deltager i et samarbejde med andre kommuner i region Øst. Der er imidlertid endnu ingen fælles organisering om etableringen af en it-serviceorganisation for disse kommuner. Forvaltningen vil løbende følge udviklingen. </p> <h2><strong>Økonomi</strong></h2> </div> <p>Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser i 2026.</p> <p>Udgifterne til det fælles arbejde vil som udgangspunkt skulle stilles til rådighed af de enkelte kommuner. Dog er det vurderingen at der også er behov for at indkøbe konsulentbistand i processen, ligesom der afsættes midler til fælles tværgående projektledelse. Der forventes udgifter på ca. 2 mio. kr. på tværs af kommunerne svarende til en udgift i Roskilde kommune på ca. 220 kr. i 2026. Udgifterne afholdes indenfor Økonomiudvalgets ramme.</p> <p>Udover udgifterne til afdækning og evt. stiftelse af selskabet er det KLs vurdering, at der de kommende år vil være merudgifter forbundet med oprettelse af et fælles IT-serviceorganisation. Dette kan skyldes behovet for parallel drift af eksisterende og nye systemer for at sikre kontinuitet. Ligeledes kan genforhandling eller opsigelse af kontrakter medføre merudgifter. Slutteligt er det vurderingen, at der vil skulle anvendes øgede ressourcer til cybersikkerhed m.v. , da kommunen forventeligt skal opgradere eget sikkerhedsniveau. Omvendt er det forventningen at organisationen på længere sigt vil kunne opnå stordriftsfordele. Om disse vil kunne frigives til kommunal prioritering eller vil skulle geninvesteres, vil skulle afklares.</p></span> <h3>Sagens forløb</h3> <span class='sagsforloeb'><u>18/03/2026 Økonomiudvalget</u><br> <p class="xsltFirstParagraph">Anbefales.</p> <p> </p> <p>Fraværende: Merete Dea Larsen (O), Jette Tjørnelund (V), Jeppe Trolle (B)</p> <p>Stedfortræder: Bent Jørgensen (V)</p> <div> </div> <br> <br><br> <br>Afbud: Merete Dea Larsen, Jette Tjørnelund <br> </span> </div></div>"
  - Tekst null
  - Id "00000000-0000-0000-0000-000000000000"
  - Link "https://dagsordener.roskilde.dk/Vis/Pdf/bilag/d9174d76-f692-4195-a54a-37e123d494c4"
  - DocumentId "d9174d76-f692-4195-a54a-37e123d494c4"
Presentations null
ItemDecision null
SagsNummer "26-003878"
Navn "Beslutning om forpligtende samarbejde om etablering af en fælles it-drift- og serviceorganisation for 16 kommuner i KKR Sjælland"
Punktnummer "63"
Bilag 1 items
1. 4 items
  - HarPdfVersion "true"
  - Order 0
  - Navn "Bilag 1 Inspirationsmateriale fra KL - slidedeck til kommunalbestyrelser vedr. etablering af fælles IT-drift"
  - Id "1a1ad955-ca53-4237-be72-2df6a3a34fea"
Documents null
Id "e07d218c-582b-4804-8625-3578a223aa7b"
IntegrationUid "00000000-0000-0000-0000-000000000000"
CorporationUid "00000000-0000-0000-0000-000000000000"
AgendaUid "495fe5d7-6242-49d7-8b62-8e75c719056f"
Number "63"
Sorting 5
IsOpen true
CaseNumber "26-003878"
SourceId "eeac0aed-db72-4e55-8ba8-004c2807c0bd"
Caption "Beslutning om forpligtende samarbejde om etablering af en fælles it-drift- og serviceorganisation for 16 kommuner i KKR Sjælland"
CasePresentationUid null
ExternalAgendaItemAttendees 0 items