1.    Hvorfor fremsendes indstillingen?
I økonomiaftalen mellem regeringen og kommunerne for 2026 (ØA26) er det aftalt, at ”kommunerne senest d. 1. januar 2027 vil etablere sig i nye, tværkommunale samarbejder i form af 4-5 kommunale it-serviceorganisationer med geografisk udgangspunkt i de fire regioner. De nye IT-serviceorganisationer oprettes som kommunale enheder og vil inden udgangen af 2027 overtage kommunernes drift af server- og net-værksinfrastruktur.”

I aftalen fremgår det, at formålet med samlingen af IT-driftsopgaverne bl.a. er at øge cybersikkerheden i kommunerne. Desuden er det formålet at understøtte muligheden for at rekruttere og fastholde it-specialister, som for nogle kommuner er tiltagende svært.

IT-serviceorganisationerne skal overtage dele af kommunernes drift af server- og netværksinfrastruktur. Det endelige omfang, af opgaver som skal overdrages, er ikke afklaret på nuværende tidspunkt, men vil udgøre en væsentlig del af den samlede server- og netværksdrift, som på nuværende tidspunkt varetages af den enkelte kommune. 

Byrådet træffer formel beslutning om den konkrete opgaveoverdragelse i en særskilt indstilling i løbet af 2026.

2.    Hvilken værdi skabes for borgere og samfund?
Etablering af IT-serviceorganisationerne skal bidrage til at øge cybersikkerheden, fagligheden og IT-miljøerne i kommunerne. Dette vil også øge driftssikkerheden på tværs af kommunerne.  På sigt er det også forventningen, at der med etableringen kan sikres en mere effektiv drift og stordriftsfordele gennem standardisering og fælles løsninger på tværs af kommunerne. 

I arbejdet med at etablere den midtjyske IT-serviceorganisation vil der blandt andet blive udarbejdet et fælles målbillede, som i væsentlig grad definerer målene, og den tilsigtede værdi, med etableringen. 

Det kommende målbillede, samt yderligere relevant materiale, vil blive forelagt i de kommende politiske behandlinger. 

3.    Hvad, hvem og hvordan?
Samarbejdskommuner
KD-net (kommunaldirektørnetværket i Region Midtjylland) har på mødet d. 11. december 2025 (og genbekræftet på mødet d. 30. januar 2026) givet opbakning til at indlede et samarbejde om etablering af en fælles IT-serviceorganisation blandt kommunerne i regionen. 

Den administrative beslutning om at indgå i en midtjysk IT-serviceorganisation skal behandles politisk.

Organisationsform
KD-net har på mødet d. 30. januar 2026 givet opbakning til at etablere en enhed organiseret som et aktieselskab (A/S), baseret på de foreliggende vurderinger af mulige organisationsformer og de fem prioriterede hensyn.

Den administrative beslutning beror på ekstern bistand fra advokatfirmaet Poul Schmith, som har lagt fem prioriterede hensyn til grund for vurderingen af den bedst egnede organisationsform blandt flere mulige, herunder hensynet til et differentieret serviceniveau for den enkelte kommune.

For nærmere beskrivelse om grundlaget for anbefalingen af organisationsform henvises til bilag 1.

Den administrative beslutning om at etablere en enhed organiseret som et aktieselskab (A/S) skal behandles politisk.

Når kommunerne har truffet principbeslutning om at indgå i samarbejde og om organisationsformen for dette, skal der umiddelbart efter beslutningen udarbejdes vedtægter, styrelsesramme og andre relevante juridiske dokumenter med henblik på endelig vedtagelse af selskabsmodel i løbet af 2026. Dette inkluderer udarbejdelse af en ejeraftale, hvori ejerne kan indgå aftaler med hinanden om deres fælles forpligtigelser i relation til selskabet, samt en eventuel ejerstrategi, hvori ejernes forventninger til selskabet kan beskrives. I denne proces vil muligheder for indflydelse, udpegninger, godkendelsesbeføjelser i særlige anliggender og eventuelle differentierede serviceniveauer blive beskrevet.  

Dette arbejde udføres af den kommende transitionsorganisation og vil i nogen grad blive understøttet af KL. 

Transitionsorganisation
Til facilitering af opgaven med at etablere den kommende IT-serviceorganisation foreslås det at opbygge en ’transitionsorganisation’, der kan løfte opgaven. 

KD-net har på mødet d. 30. januar 2026 tiltrådt oplæg til transitionsorganisation med hensigt om at sikre bred repræsentation af de midtjyske kommuner, herunder geografisk balance (øst/vest) og kommunestørrelse (stor/lille) og med Aarhus Kommune som tovholder. KD-net tiltrådte yderligere at transitionssekretariatet placeres i Aarhus og der udpeges en fælles transitionsmanager, der driver opgaven i samarbejde med det øvrige sekretariat og kommunerne. Permanent placering for den kommende IT-serviceorganisation afklares senere på politisk niveau. 

Transitionssekretariatet skal opbygges og der planlægges rekruttering af yderligere fælles ressourcer. Transitionssekretariatet arbejder ud fra en governancemodel besluttet af KD-net.

Det er vigtigt, at transitionsorganisationen er bredt repræsenteret, og at deltagelse i transitionsorganisationen er forpligtende. 

Den administrative beslutning om at tiltræde oplæg til transitionsorganisation skal behandles politisk.

Opgavesnit
Den kommende IT-serviceorganisation vil overtage ansvaret for centra-le opgaver inden for både netværks- og serverdrift, som i dag håndteres i kommunerne. 

Det endelige opgavesnit skal besluttes mellem IT-serviceorganisationen og kommunalbestyrelserne ud fra en konkret vurdering og på baggrund af mål og principper for samarbejdet. 

Drøftelser omkring opgavesnit, mål og principper for samarbejdet, her-under eventuelle muligheder og rammer for differentierede serviceniveauer, pågår i KD-net regi, men er endnu for tidligt at behandle i den-ne første indstilling. Behandling – og beslutning herom – sker i de senere politiske behandlinger. 

4.    Hvilke ressourcer kræves?  
Økonomi og finansiering vurderes at være et komplekst område for de kommende IT-serviceorganisationer. Det gælder både transitionen og den fremtidige drift.

De konkrete økonomiske ressourcer for Randers Kommune, som over-drages til den nye IT-serviceorganisation, afhænger af, hvilke opgaver der besluttes placeret i IT-serviceorganisationen. Der er i Økonomiaftalen for 2026 ikke afsat midler til transitionsorganisationen. 

Herefter skal der træffes beslutning om finansieringsmodel, ift. hvordan selskabet skal finansieres i etableringsfasen, samt den varige drift, der forudsættes finansieret af betalinger fra kommunerne for levering af ydelser. Opgavesnit, udgifter og finansieringsmodel er tæt forbundne og vil blive præsenteret i en særskilt indstilling i løbet af 2026.

For økonomien i det samlede projekt (etablering af IT-serviceorganisation) skelnes der mellem tre niveauer:

1.    Transitionsøkonomi (2026): Forudsætningsskabende initiativer forud for etablering af selskab, herunder analyse, ekstern rådgivning, frikøb af medarbejdere og ansættelse af fælles ressourcer. Der for-ventes at være udgifter hertil i 2026.

2.    Driftsøkonomi for organisationsetablering (2027): Kapitalindskud, apportindskud (indskud af aktiver), indkøb, ansættelse af ressourcer, ekstern rådgivning der understøtter den konkrete etablering af selskabet og opbygning af IT-driftsorganisation. I forhold til ansættelse af ressourcer ifm. med transitionen vil der bl.a. blive tale om frikøb af ressourcer hos kommunerne. Der forventes at være udgifter hertil i 2027. Det forventes, at der vil være behov for 3 medarbejdere i transitionsorganisationen. Medarbejderressourcerne vil sandsynligvis findes ved frikøb af medarbejdere i kommunerne. I forbindelse med medarbejderressourcer til den varige driftsorganisation vil der senere blive iværksat en proces ift. medarbejderoverdragelse fra kommunerne til driftscentret. Der vil senere blive udarbejdet en sag herom.  

3.    Driftsøkonomi: IT-driftsorganisationen er færdigetableret og leverer ydelser til kommunerne. Konstellationen er kommunerne som ejere og kunder og IT-driftsorganisationen som leverandør. Dette vedrører således den varige drift af IT-enheden finansieret af de deltagende kommuner.

I 2026 udgør Randers Kommunes andel 374.898,76 kr. til projektøkonomi. I 2027 udgør Randers Kommunes andel 335.611,71 kr. til driftsøkonomi for organisationsetablering. 

De samlede udgifter i 2026 på 5,2 mio. kr. og 4,6 mio. kr. i 2027 er det økonomiske udgangspunkt for udgifterne vedrørende transitionsøkonomien (2026) og driftsøkonomi for organisationsetablering (2027). Det bemærkes dog, at der kan komme behov for yderligere finansiering, henset til at projektet fortsat er i et tidligt stadie. Hvis der er behov for yderligere finansiering, vil dette blive fremsendt til behandling politisk. 
 
Et samlet overblik over kommunernes andel for hhv.  2026 (transitions-økonomi) og 2027 (driftsøkonomi for organisationsetablering) fremgår af bilag 2. 

Randers Kommunes udgifter i 2026 og 2027 på i alt 710.000 kr. afholdes indenfor de eksisterende budgetter afsat på IT-området. (inkl. nedennævnte muligheder for anlægstilskud og lånefinansiering). Hvis investeringsbehovet senere viser sig at overstige mulighederne indenfor IT-områdets økonomiske rammer, vil byrådet få forelagt en sag herom.

Transitionen vil i sig selv bære nogle omkostninger eksempelvis til investering i ny hardware, yderligere licenser og værktøjer til migrering. Disse omkostninger skal afholdes samtidigt med at eksisterende driftsudgifter i kommunerne skal fastholdes i transitionsfasen.

Kommunernes Landsforening (KL) vurderer, at der vil være ekstraudgifter ved at etablere de nye organisationer som vil fordyre driften, samt behov for investering i cybersikkerhed som også vil give øgede krav til omkostninger på området. Endelig afklaring om omfang og evt. behov for investering, afhænger af det endelige opgavesnit og serviceniveau mv.  

I økonomiaftalen mellem regeringen og kommunerne for 2026 vurderer parterne (regeringen og KL), ”at samlingen af kommunernes drift af basis-it kan tilvejebringe et potentiale på 210-265 mio. kr. årligt, som fastholdes i kommunerne. Potentialet er behæftet med væsentlig usikkerhed. Staten medfinansierer således investeringerne forbundet med implementeringen, mens kommunerne beholder gevinsten.”

Anlægstilskud og lånepulje
Økonomiaftalen for 2026 indebærer et ekstraordinært løft af kommunernes anlægsramme (90 mio. kr. i 2026 og 100 mio. kr. i 2027-2029) samt etablering af en lånepulje til implementering af de nye IT-serviceorganisationer (90 mio. kr. i 2026 og 100 mio. kr. årligt i perioden 2027–2029).

Rammer og kriterier for lånepuljen er endnu ikke fastlagt. En nærmere udmelding forventes inden udgangen af 1. kvartal 2026.

Mulighederne for at anvende anlægstilskud og lånepulje i de enkelte kommuner vil blive afklaret, når de endelige rammer foreligger.

De samlede økonomiske forhold omkring etablering af IT-serviceorganisationens transitions- og driftsøkonomi (pkt. 2 og 3) vil blive forelagt til politisk behandling på et senere tidspunkt.

5.    Hvordan følges der op?
Der forventes i alt tre politiske behandlinger i løbet af 2026 med henblik på løbende stillingtagen ved nærmere afklaringer samt tæt involvering og opfølgning. De øvrige behandlinger vedrører blandt andet økonomi, organisering, vedtægter, ejeraftale, ejerstrategi, opgavesnit og opgaveoverdragelse.

Tids- og faseplan for det kommende arbejde, samt kommende politiske behandlinger, fremgår af bilag 3.

På møde den 23. februar er sagen drøftet i IT & Digitaliserings Personalemøde med MED-status. Dagsorden og referat er vedhæftet som bilag 4.