Der er fastsat følgende retningslinjer for bygningsforbedringsudvalgets virksomhed:

Organisation

Randers Kommune nedsætter et bygningsforbedringsudvalg til at udøve byrådets beføjelser efter kap. 4 og §§ 38a og 38b i lov om byfornyelse og udvikling af byer (byfornyelsesloven). Udvalget består af fem medlemmer der udpeges af byrådet, i form af to byrådsmedlemmer, ét medlem fra Kronjysk Landboforening. ét medlem fra Randers Lejerforening og ét medlem fra By og Land. Minimum to af udvalgets medlemmer skal være de samme som to medlemmer af det siddende bevaringsudvalg. Funktionsperioden følger den kommunale valgperiode. Der skal vælges en suppleant for hvert medlem, som indkaldes ved fravær. Måden denne bliver valgt på, er den samme som for medlemmer. Udvalget konstituerer sig selv på sit første ordinære møde og udpeger en formand og en næstformand. Udvikling miljø og teknik er sekretær for Bygningsforbedringsudvalget.

Møder

Udvalget afholder højst 4 ordinære møder årligt. Ekstraordinære møder afholdes, når formanden eller mindst 3 medlemmer finder det nødvendigt. Sekretariat og medlemmer kan forlange et punkt på dagsorden. Udover udvalgsmedlemmerne deltager den eller de personer fra Randers Kommune, der udøver sekretariatsfunktionen. Udvalget kan dog give ansøgere og andre, bl.a. bevaringsudvalget, tilladelse til at overvære møderne. Er et medlem forhindret i at deltage i et udvalgsmøde, meddeler han sekretariatet dette, samt inviterer sin suppleant til stedfortrædelse.

Behandling af ansøgninger

Udvalget kan stille krav om oplysninger vedrørende projektet, ejendommen og ejeres økonomi, som er relevante for behandlingen af ansøgningen. Udvalget kan stille relevante betingelser af arkitektonisk, materialemæssig og udførelsesmæssig karakter for betingelserne for støtte samt krav om gennemførelse af bestemte arbejder. Udvalget skal i den forbindelse sikre, at istandsættelsesarbejderne udføres på en sådan møde, at de sikrer eller øger bygningens bevaringsværdi. Udvalget udarbejder skriftlige retningslinjer og arbejder ud fra disse.

Vurdering og beslutninger

Udvalget kan kun yde støtte til bevaringsværdige bygninger, som er udpeget med en SAVE-værdi mellem 1 og 4 og er optaget i kommuneplanen eller i en lokalplan. Udvalget kan kun yde støtte til håndværkerudgifter i forhold til istandsættelse af bygningens klimaskærm og indretning af offentligt tilgængelige byrum, hvor der med byfornyelsesloven er nedrevet en bolig. Ud af den samlede udgiftsramme til istandsættelse af klimaskærm kan udvalget højst yde støtte med 50%. Bygninger og byrum skal være beliggende i landdistrikterne (uden for Randers by).

Beslutningsdygtighed

Udvalget er beslutningsdygtigt, når mindst tre medlemmer, herunder formanden eller næstformanden, er til stede. Sagerne afgøres ved flertalsafstemning. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Medlemmer kan kun deltage i stemmeafgivelse ved personligt at være til stede. Dog kan formanden i særlige tilfælde træffe beslutning om, at stemmeafgivelse via elektroniske hjælpemidler kan tillades. De almindelige forvaltningsretlige regler, herunder forvaltningslovens og offentlighedslovens regler, finder anvendelse på udvalgets arbejde. Dette indebærer blandt andet, at de almindelige og specielle habilitetsregler er gældende for udvalgets arbejde. Det er udvalget selv, der afgør om et medlem er inhabil. Det pågældende medlem kan ikke selv deltage i denne afgørelse. Udvalget træffer beslutning om tilskuddets størrelse, og om der skal stilles særlige betingelser. Udvalgets beslutning kan indbringes for landdistriksudvalget.

Påtegning

Udvalget tegnes af formanden. Påtegninger af pantebreve, deklarationer og lignende foretages af formanden.

Regnskab 

Udvalget skal hvert andet år aflægge regnskab. Regnskabet skal endvidere udvise en opgørelse over modtagne bidrag samt tilbagebetalte lånebeløb. Udvalget skal i tilknytning til regnskabet aflægge en beretning, hvori der nærmere redegøres for udvalgets arbejde. Antallet af ansøgninger, samt bevilget og udbetalt støtte skal også fremgå af beretningen. Regnskab foretages af sekretariatsfunktionen og skal sendes til politisk godkendelse. Ændringer af forretningsordenen Ændringer af forretningsorden kan ske ved, at et eller flere medlemmer rejser ønske herom på et møde. Ændringsforslag sættes herefter på dagsorden til udvalgets næste møde. Ændringer i forretningsorden skal vedtages med enstemmighed.