Årshjul for forelæggelse af status på sagsbehandlingsfrister

Sager om opfølgning på sagsbehandlingsfrister er tidligere blevet forelagt politisk i marts og september. Som Økonomiudvalget drøftede ved seneste opfølgning i september, så er tidspunktet mindre hensigtsmæssigt, hvis drøftelserne giver anledning til politiske prioriteringer i forbindelse med budgetprocessen. På baggrund af Økonomiudvalgets drøftelse indstilles der derfor, at opfølgningen sker på udvalgsmøderne i juni og november. Det betyder, at første sag om opfølgning på fristerne forelægges politisk i juni 2026. 

Kriterier for udvælgelse i afvigelsesrapporteringen

I Høje-Taastrup Kommune har der været et politisk fokus på at følge overholdelsen af sagsbehandlingsfrister, og to gange årligt er der blevet fulgt op på udfordrede sagsbehandlingsfrister.

Vurderingen af hvorvidt en sagsbehandlingsfrist på et område er udfordret baserer sig på følgende fire kriterier:

1. Hvor et flertal af sagerne ikke overholder sagsbehandlingsfristen, dvs. mere end halvdelen af sagerne overskrider fristen i opgørelsesperioden.
2. Hvor sagsvolumen er mere end 2 sager pr. måned. Fristen vurderes kun som udfordret, hvis der er et vist omfang, så enkeltstående sager ikke udløser opmærksomhed.
3. Hvor der er tale om overskridelse af en lovbestemt frist. Særlig opmærksomhed på frister der er baseret på lovgivning og vedrører retssikkerhed og tilsyn, f.eks. børnefaglige undersøgelser, kommunens pligt til at genvurdere klagesager mv.
4. Hvor området har haft borgerrådgiverens opmærksomhed, f.eks. visse typer klager fra borgere, kritik af sagsbehandlingstid eller mangelfuld vejledning af borgere i særlige sagsforløb.

De 4 ovenstående kriterier har til formål at rette fokus mod de kritiske områder som har en vis volumen, hvor sagsbehandlingsfristen er fastsat i lovgivning eller påkalder sig særligt opmærksomhed fordi området har fokus hos kommunens borgerrådgiver.

Der er de seneste år sket en væsentlig stigning i antallet af vedtagne sagsbehandlingsfrister som følge af det systematiske fokus fra Ankestyrelsens side på, at kommunerne skal fastsætte og offentliggøre frister.  Der er i alt 127 sagsbehandlingsfrister på det sociale område i Høje-Taastrup Kommune. 

På baggrund af de 4 kriterier vil der typisk være 5-10 udfordrede sagsbehandlingsfrister, som indgår i sagerne til fagudvalg og Økonomiudvalg. Frem til fremlæggelsen af sagerne i juni arbejder administrationen med at vurdere, hvilke sagsbehandlingsfrister der er særligt udfordrede i forhold til kriterierne.

Kategorisering af udfordrede sagsbehandlingsfrister

I de foregående år har der været udsving i overholdelsen af sagsbehandlingsfristerne. Der har været eksempler på sagsområder som er udfordret i et halvår, og ikke udfordret i det næste. Det kan f.eks. være ændret lovgivning eller midlertidigt fravær blandt personale, f.eks. langvarigt sygefravær eller barsel. Der har også været andre eksempler på sagsområder, der over en længere periode har været udfordret som følge af vedvarende stigninger i ansøgninger.

For at Byrådet kan vurdere hvilke udfordrede sagsområder, der kræver særlig opmærksomhed, så foreslår administrationen at opdele de udfordrede sagsbehandlingsfrister i henholdsvis midlertidig og længerevarende udfordret.   

• En midlertidig udfordret sagsbehandlingsfrist. Nogle frister kan i perioder have mange sager hvor fristen overskrides, men hvor borgere orienteres om mindre forsinkelser og en forventet tid for afgørelsen. Når udfordringen er af midlertidig varighed, så forventer administrationen at kunne vende udviklingen indenfor 6 måneder. En midlertidig udfordring kan f.eks. skyldes pludselige ændringer i personaleforhold, implementering af ny lovgivning eller længere svartid hos eksterne parter (f.eks. speciallæger, psykiatri, tandlægekonsulent eller lignende). 
• En længerevarende udfordret sagsbehandlingsfrist er de frister, som over en længere periode ikke kan overholdes (mere end 6 måneder). Det kan være vedvarende vækst i sager, vedvarende rekrutteringsvanskeligheder mv. Her vil administrationen redegøre for iværksatte tiltag der kan vende udviklingen. Det kan f.eks. være omorganisering, øget opfølgningsfokus i fagudvalg, digitalisering eller forslag om tilførsel af ressourcer.

Fremlæggelse af evaluering på udvalgte sagsbehandlingsfrister

Der blev i 2025 bestilt en evaluering af 3 sagsbehandlingsfrister på baggrund af udvalgenes behandling af sagsbehandlingsfrister i 2025. Årsagen var, at der har været udfordringer med at overholde sagsbehandlingsfristen. Det vedrører områderne (1) ungestøtte (tidligere efterværn), (2) tabt arbejdsfortjeneste samt (3) kompensationsydelse (tidligere merudgifter). Som følge af ændringen i årshjulet, så fremlægges evalueringen af de disse frister i juni i forbindelse med Byrådets behandling af udfordrede sagsbehandlingsfrister.

Om de 3 sagsbehandlingsfrister:

(1) Ungestøtte vedrører støtte til unge, der har været anbragt uden for hjemmet.

(2) Tabt arbejdsfortjeneste er en økonomisk kompensation til forældre, når de ikke kan passe deres arbejde, fordi deres barn har behov for omsorg, støtte eller behandling, som kræver forældrenes tilstedeværelse.

(3) Kompensationsydelse er støtte, der gives til børn, unge og voksne med varigt nedsat funktionsevne, når de har nødvendige merudgifter i hverdagen. Det kan f.eks. være udgifter til medicin eller transport.