Beslutning

Sagen forelægges på anmodning fra borgmester Clara Rao. Formålet med sagen er for det første at give en kort status på allerede igangsatte initiativer, der skal styrke kommunens kommunikation og borgerinddragelse, og for det andet at lægge op til, at igangsættelsen af borgerpanelet udskydes, indtil byrådet har besluttet, hvilke øvrige initiativer der skal igangsættes som led i arbejdsprogrammet for byrådsperioden.

Økonomiudvalget har kompetence til at træffe beslutning i sagen.

Status på initiativer for at styrke kommunens kommunikation og borgerinddragelse

Inddragelse og dialog med kommunens borgere, bestyrelser, foreninger virksomheder og brugere, består i praksis af rigtig mange elementer, hvilket også er nødvendigt, da kontaktfladerne er så mange og mangfoldige i en organisation som en kommune. Der er brug for løbende at udvikle kommunikationen, hvilket også er tilfældet nu og i de kommende år.

Allerød Kommune arbejder med en række nyere tiltag og initiativer, som samlet har til formål at styrke åbenhed, tilgængelighed og borgerinddragelse. Flere af tiltagene er først for nylig implementeret, og deres fulde effekt forventes derfor at blive tydeligere over tid.

Nedenfor fremhæves enkelte af de tværgående initiativer, som borgerinddragelsen baseres på. Aktuelt drøfter byrådet, hvilke øvrige justeringer og tiltag der skal igangsættes.

Livestreaming af byrådsmøder
Fra medio 2026 etableres mulighed for livestreaming af byrådsmøder, så borgerne kan følge den politiske behandling i realtid.

Nyhedsfunktion på kommunens hjemmeside
Der er etableret en abonnementsbaseret nyhedsmail gennem hjemmesiden, som løbende udsender en opsamling af de nyheder, der er publiceret på kommunens hjemmeside.

Dialoger i budgetprocessen
Som led i budgetprocessen gennemføres dialogmøder mellem fagudvalgene og relevante interessenter på alle udvalgsområder for at indhente faglige input og styrke grundlaget for de politiske prioriteringer. Der gennemføres som hidtil egentlige høringsprocesser omkring budgettet.

Kommunens høringsportal
I forbindelse med fx lokalprocesser er det muligt for alle interesserede at følge med og sende høringssvar. Materialerne kan findes på kommunens hjemmeside, hvor det også er muligt at abonnere. Borgere der efter lovgivningen har krav på at blive orienteret eller hørt, modtager desuden brev direkte fra kommunen.

Fagudvalgenes løbende dialoger
Særligt på i de fagudvalg, hvor der er mange brugerbestyrelser og foreninger, er der tilrettelagt dialogmøder med forskellige faglige og strategiske emner hen over året.

Øget kommunikation ved fagudvalgsmøder
Der er etableret en mere struktureret gennemgang af dagsordenspunkter før og efter fagudvalgsmøder. Formålet er at styrke en koordineret og målrettet kommunikation om relevante sager, herunder formidling og/eller pressehåndtering.

Etablering af ungeråd
I 2025 blev der Allerød Kommunes ungeråd etableret. Ungerådet skal give unge mere medindflydelse på de beslutninger og aktiviteter, der omhandler dem.

Supplerende inddragelses- og kommunikationstiltag
Kommunen anvender desuden en række øvrige tiltag, fx annoncering af diverse begivenheder på sociale medier, kampagner, offentliggørelse af åbne datasæt og tilgængelighed til centrale materialer via hjemmesiden. Derudover anvendes forskellige dialogformater som borgermøder, temamøder og workshops i forbindelse med større projekter, ligesom der gennemføres tilfredshedsmålinger på en lang række områder.

Forslag om etablering af et Borgerpanel

Byrådet besluttede i januar 2025 at etablere et treårigt borgerpanel for perioden 2026–28, og Økonomiudvalget godkendte i marts 2025 rammerne for panelet. I maj 2025 besluttede Økonomiudvalget, at de første temaer skulle fastsættes primo 2026 på baggrund af forslag fra forvaltningen og fagudvalgene.

Siden beslutningen har behovet for tidligere og tydeligere borgerinddragelse og kommunikation vist sig i flere konkrete sager. Derudover fremgår intentionen om styrket dialog og kommunikativ tilgængelighed af konstitueringsaftalen.

Som ved andre inddragelsesformer er der også ved borgerpaneler en række opmærksomhedspunkter, som bør indgå i vurderingen:

• Perioder uden aktivitet kan svække oplevelsen af relevans.
• Skæv eller faldende deltagelse kan udfordre panelets legitimitet.
• Manglende synlig anvendelse af resultater kan skabe oplevelser af manglende indflydelse.
• Overlap med eksisterende inddragelseskanaler kan skabe uklarhed om rolle og formål.

Disse forhold understreger behovet for et tydeligt strategisk grundlag forud for etableringen af et eventuelt borgerpanel.

Forvaltningen vurderer, at en udskydelse vil give mulighed for at tilvejebringe et mere solidt grundlag for kommunens samlede tilgang til borgerinddragelse og kommunikation. Særligt er det væsentligt, at de temaer og den form et borgerpanel skal arbejde under, matcher både borgernes og byrådets behov.

En kommende sag kan med fordel indeholde en vurdering af, hvilke tiltag der samlet set kan styrke kommunens kommunikation og borgerinddragelse, så initiativerne supplerer hinanden og ikke overlapper.

Etableringen af et borgerpanel forbliver en mulighed og ændres ikke med denne sag. Udskydelsen handler alene om at sikre, at processen sker på et veldefineret strategisk og politisk grundlag og i sammenhæng med øvrige prioriteringer.

Forvaltningen foreslår, at sagen om igangsættelse af borgerpanelet fremlægges i efteråret 2026. På dette tidspunkt vil byrådet have fastlagt arbejdsprogrammet for byrådsperioden, herunder hvilke initiativer der prioriteres i forhold til en styrket indsats for borgerinddragelse og kommunikation.

Det vil samtidig give mulighed for at fremlægge en samlet vurdering af, hvilke eksisterende tiltag der med fordel kan bygges videre på i den videre udvikling af borgerinddragelsen, hvilke eventuelle nye tiltag der kan bringes i spil – samt hvordan et borgerpanel bedst kan indgå som en del af den samlede tilgang.

Forvaltningen foreslår:

• At Økonomiudvalget tager orienteringen til efterretning og fortsætter den strategiske drøftelse om udviklingen af kommunens borgerinddragelse og kommunikation som led i arbejdsprogrammet for 2026-29.
• At Økonomiudvalget beslutter at udskyde etableringen af borgerpanelet til efteråret 2026, så det ligger i forlængelse af beslutningen om arbejdsprogrammet.
• At den sag der forelægges om borgerpanelet i efteråret 2026, også indeholder status på igangværende indsatser og øvrige handlemuligheder for at styrke borgerinddragelse og kommunikation i kommunen.

Der er afsat 600.000 kr. i perioden 2025–27 til etablering og drift af et borgerpanel. Byrådet skal på mødet i april tage stilling til eventuel overførsel af bevillingen til 2026-28.